Ведение учета сведений о трудовой деятельности в электронном виде

С 1 января 2020 года вступили в силу федеральные законы[1], принятые в порядке реализации проекта «Электронная трудовая книжка», направленного на ведение учета сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

В связи с этим с 1 января 2020 года введена обязанность для работодателей (страхователей) представлять в информационную систему Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации[1] (до 01.01.2023 – Пенсионного фонда Российской Федерации) сведения о трудовой деятельности зарегистрированных лиц.

Указанные сведения подлежат представлению в органы СФР при наличии с 01.01.2020 у работника определенных кадровых мероприятий (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение), а также при подаче работником соответствующего заявления о выборе варианта учета сведений о трудовой деятельности.

Если в 2020 году у работника отсутствовали кадровые мероприятия, то в срок не позднее 15.02.2021 страхователь должен был представить сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 01.01.2020 у данного страхователя.

«Порядок выбора работником варианта учета сведений о трудовой деятельности».

Согласно положениям части 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ[2] каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно должен был подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения учета сведений о его трудовой деятельности: в виде бумажной трудовой книжки (статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации[3]) или в виде электронной трудовой книжки (статья 66.1 ТК РФ).

Если до указанной даты (не позднее 31 декабря 2020 года) работник не подал ни одно из заявлений о выборе способа ведения учета сведений о его трудовой деятельности, то работодатель продолжает вести на него трудовую книжку в бумажном виде.

При этом частью 6 статьи 2 Закона № 439-ФЗ закреплен перечень лиц, не имевших возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из названных выше заявлений, но которые вправе сделать это в любое время. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений о выборе способа ведения учета сведений об их трудовой деятельности, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений о выборе способа ведения учета сведений об их трудовой деятельности.

Таким образом, данная правовая норма представляет собой специальную гарантию, направленную на защиту прав работников, которые по тем или иным причинам не могли в полной мере состоять в трудовых отношениях и выполнять свои трудовые функции.

Работники, не попадающие в приведенный выше перечень лиц, поименованных в части 6 статьи 2 Закона № 439-ФЗ, могли сделать выбор о способе ведения учета сведений о своей трудовой деятельности только по 31 декабря 2020 года.

В то же время, в соответствии с частью 5 статьи 2 Закона № 439-ФЗ работник, сделавший выбор в пользу бумажной трудовой книжки путем подачи соответствующего письменного заявления, имеет право в последующем (в любое время) подать работодателю письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

При этом законодательством не предусмотрено право работника, подавшего заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в последующем подать работодателю письменное заявление о продолжении (возобновлении) ведения на него работодателем трудовой книжки в бумажном виде. 

Порядок предоставления гражданам органами СФР сведений о трудовой деятельности.

Сведения о трудовой деятельности предоставляются гражданам территориальным органом СФР в режиме реального времени в день обращения. Для получения сведений о трудовой деятельности можно обратиться в любую районную клиентскую службу Отделения СФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области. При себе необходимо иметь документ, удостоверяющий личность.

За получением указанных сведений граждане могут также обратиться в Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ).

В Личном кабинете гражданина на интернет-портале «Социальный фонд России» сведения о трудовой деятельности можно сформировать в режиме онлайн в разделе «Электронная трудовая книжка» по ссылке «Заказать справку (выписку): о трудовой деятельности».

Также сведения о трудовой деятельности в режиме онлайн можно сформировать через Личный кабинет на Едином портале государственных услуг и функций.

При поступлении заявления на предоставление сведений о трудовой деятельности по почте данная государственная услуга предоставляется зарегистрированному лицу в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня получения территориальным органом ПФР соответствующего заявления. При этом личность зарегистрированного лица и подлинность его подписи на заявлении, отправленном по почте, удостоверяются нотариусом или приравненным к нему лицом. В этом случае документ, удостоверяющий личность зарегистрированного лица, к заявлению не прилагается.

В случае представления интересов зарегистрированного лица лицом в силу полномочия, основанного на доверенности, дополнительно к заявлению и документу, удостоверяющему личность заявителя, необходимы доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя. Если доверенность удостоверена нотариально, представлять документ, удостоверяющий личность зарегистрированного лица, интересы которого представляются, не требуется.

Дополнение индивидуального лицевого счета гражданина сведениями о трудовой деятельности за периоды до 01.01.2020.

В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» зарегистрированные лица вправе обратиться в органы СФР для включения сведений о трудовой деятельности в свой индивидуальный лицевой счет за периоды работы до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в бумажной трудовой книжке.

При этом согласно пункту 3 статьи 12 Закона № 27-ФЗ сведения о трудовой деятельности за периоды работы до 1 января 2020 года вносятся в раздел «Сведения о трудовой деятельности» индивидуального лицевого счета зарегистрированного лица (то есть в электронную трудовую книжку) согласно записям, содержащимся в бумажной трудовой книжке. В случае выявления несоответствия сведений о трудовой деятельности за периоды работы с 1 января 2002 года сведениям индивидуального (персонифицированного) учета, ранее учтенным на индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица, сведения за эти периоды работы включаются в электронную трудовую книжку с учетом результатов проверки их полноты и достоверности в порядке, предусмотренном статьей 16 названного федерального закона.

Корректировка сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесение уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет (в том числе в части сведений о трудовой деятельности) осуществляется органами СФР в соответствии с «Административным регламентом по предоставлению Пенсионным фондом РФ государственной услуги по приему от зарегистрированных лиц заявлений о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесении уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет», утвержденным Постановлением Пенсионного фонда Российской Федерации от 28.06.2021 № 232п.

В соответствии с пунктом 18 Административного регламента для предоставления данной государственной услуги гражданином должны быть представлены следующие документы:

• «Заявление о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесении уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет» по форме, приведенной в Приложении № 1 к Административному регламенту от 28.06.2021 № 232п. В заявлении в обязательном порядке должен быть заполнен подпункт 5.1 пункта 5 о внесении в индивидуальный лицевой счет сведений о трудовой деятельности;
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• документы, подтверждающие основания для корректировки сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесения уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет, обязанность по представлению которых возложена на гражданина (трудовую книжку и другие имеющиеся у гражданина документы).

Указанное заявление не может быть представлено в электронном виде через Личный кабинет на Едином портале государственных услуг и функций (ЕПГУ).