Электронный документооборот
На основании пункта 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работодатели могут предоставлять сведения, предусмотренные пунктом 2 статьи 6 настоящего Федерального закона, как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.
Важно! Если численность сотрудников составляет 25 и более человек за предшествующий отчетный период, страхователь предоставляет сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Остальные страхователи вправе отчитываться как на бумаге, так и в электронном виде.
Возможности использования электронного документооборота для страхователей:
- Представление сведений по персонифицированному учету СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР);
- представление реестров уплаченных добровольных страховых взносов (ДСВ);
- регистрация в системе обязательного пенсионного страхования (передача анкет застрахованных лиц, заявлений о выдаче дубликата страхового свидетельства, заявлений об обмене страхового свидетельства);
- обмен неформализованными документами, письмами;
- получение информационных материалов от органов ПФР.
Для представления отчетности по телекоммуникационным каналам связи в территориальные органы ПФР по Удмуртской Республике:
- Страхователю необходимо приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (далее - УКЭП) в аккредитованном удостоверяющем центре http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/
- Заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с Управлением ПФР по месту регистрации страхователя.
Представлять отчетность в электронном виде по защищенным каналам связи можно так же, обратившись к помощи Уполномоченных представителей. Под уполномоченными представителями понимаются организации или физические лица, подключенные к системе электронного документооборота ПФР (СЭД ПФР), которые в рамках договора со страхователем (юридическим и физическим лицом), не подключенным к СЭД ПФР, берут на себя обязательство по переводу, в том числе бухгалтерской и (или) иной отчетности, в электронную форму и их передачу территориальным органам ПФР по телекоммуникационным каналам связи.
При представлении отчетности по ТКС необходимо:
- сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;
- проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР, которые можно бесплатно скачать в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы». При выявлении проверочными программами ошибок в отчетности – исправить их;
- проверить файлы антивирусной программой и подписать каждый файл отчета ЭП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов;
- отправить в зашифрованном виде в территориальный орган ПФР.
Подтверждение о представлении отчетности по ТКС
После отправки отчетности по ТКС страхователь получает из территориального органа ПФР квитанцию о доставке сведений.
По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол проверки отчетности, подписанный ЭП территориального органа ПФР.
Протокол проверки отчетности, содержащий сообщение об отсутствии ошибок в переданных сведениях, является подтверждением факта приема сведений в территориальный орган ПФР. Если в протоколе содержится информация о том, что сведения о застрахованных лицах не прошли контроль, то страхователь устраняет указанные в протоколе ошибки и повторяет всю процедуру представления сведений.
