Памятка страхователю о представлении в территориальные органы Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации «Сведений о страховом стаже» (подраздел 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1)

В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»[1] страхователь представляет территориальные органы Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации[2] по месту своей регистрации сведения индивидуального (персонифицированного) учета, начиная с 1 января 2023 года, в составе единой формы сведений ЕФС-1[3].

В соответствии с пунктом 2 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ страхователь представляет о каждом работающем у него лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), иные договоры[4] периоды работы (деятельности), в том числе периоды работы (деятельности), включаемые в стаж для определения права на досрочное назначение пенсии или на повышение фиксированной выплаты к пенсии[5].

Указанные сведения представляются страхователями по окончании календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, за весь период работы у страхователя в отчетном периоде в отношении застрахованных лиц, которые в отчетном периоде:

1) выполняли работу (осуществляли деятельность), дающую право на досрочное назначение страховой пенсии в соответствии со статьями 30, 31, пунктами 6 и 7 части 1 статьи 32 Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»;

2) работали в сельском хозяйстве и при исчислении стажа работы которых применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, в соответствии с которым устанавливается повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности в соответствии с частью 14 статьи 17 Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»;

3) формировали свои пенсионные права в соответствии с Законом Российской Федерации от 15 мая 1991 года № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;

4) замещали государственные должности Российской Федерации, замещали на постоянной основе государственные должности субъектов Российской Федерации, замещали на постоянной основе муниципальные должности, должности государственной гражданской службы Российской Федерации, должности муниципальной службы;

5) работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;

6) работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;

7) имели периоды простоя или отстранения от работы;

8) имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;

9) имели период получения пособия по безработице, период участия в оплачиваемых общественных работах, период переезда или переселения по направлению государственной службы занятости населения в другую местность для трудоустройства;

10) находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения заработной платы;

11) имели период приостановления действия трудового договора в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса Российской Федерации[6].

На застрахованных лиц, имевших в отчетном периоде периоды получения пособия по безработице, периоды участия в оплачиваемых общественных работах, периоды переезда или переселения по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства, подраздел 1.2 формы ЕФС-1  представляется органами службы занятости населения.

При ликвидации страхователя - юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя) сведения подраздела 1.2 формы ЕФС-1 представляются на всех работающих у страхователя (работавших в отчетном периоде) застрахованных лиц.

Таким образом, подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1 на работников за 2023 год страхователь обязан представить в территориальный орган СФР в срок не позднее 25 января 2024 года.

Представление страхователем сведений о страховом стаже в составе формы ЕФС-1 в отношении работников, периоды работы которых не поименованы в пункте 3 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ, не является ошибкой.

Обращаем внимание, что вместе с подразделом 1.2 формы ЕФС-1 при представлении сведений о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ, предусмотренных частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» заполняется и представляется подраздел 2 раздела 1 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» формы ЕФС-1.

Форма ЕФС-1, порядок ее заполнения и форматы утверждены приказами Фонда от 17 ноября 2023 г. № 2281[7] и от 23 ноября 2023 г. № 2315[8] соответственно.

Форма ЕФС-1 заполняется на основании первичных документов страхователя, в том числе приказов, других документов кадрового учета и данных бухгалтерского учета, технологической документации, а также на основании договоров гражданско-правового характера и иных договоров, на вознаграждение по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах начисляются страховые взносы.

Титульный лист является обязательным для заполнения при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1.

Заполнение подраздела 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица» является обязательным при представлении подраздела 1.2 формы ЕФС-1.

В поле «Тип сведений» подраздела 1.2 формы ЕФС-1 знаком «X» отмечается тип представляемой формы: «Исходная», «Назначение пенсии», «Назначение выплат по ОСС», «Корректирующая» или «Отменяющая».

Формы с типом сведений «Назначение пенсии» представляются на застрахованных лиц, которым для установления пенсии, в том числе накопительной пенсии, срочной пенсионной выплаты или единовременной выплаты средств пенсионных накоплений, необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.

Форма с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» представляется на застрахованное лицо, которое подало заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком, для учета периода работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.

Формы с типом сведений «Назначение пенсии» и «Назначение выплат по ОСС» представляется и в случае отсутствия у застрахованного лица в указанный период работы календарного года сведений, подлежащих указанию в подразделах «Территориальные условия», «Особенности исчисления страхового стажа», «Условия досрочного назначения страховой пенсии», «Результат специальной оценки условий труда».

При наступлении срока представления сведений в отношении застрахованного лица, на которого была представлена форма с типом сведений «Назначение пенсии» или «Назначение выплат по ОСС», должна быть представлена форма с типом сведений «Исходная».

Формы с типом сведений «Назначение пенсии» и «Назначение выплат по ОСС» не могут быть представлены за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете на основании формы с типом «Исходная» или «Корректирующая».

Форма с типом «Корректирующая» заполняется с целью корректировки сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица на основании формы ЕФС-1, ранее представленной страхователем.

На основании формы с типом сведений «Отменяющая» данные, учтенные на индивидуальном лицевом счете на основании формы ЕФС-1, за отчетный период, который корректируется, будут отменены.

При представлении формы с типом сведений «Отменяющая» заполняется титульный лист, подраздел 1 раздела 1 (сведения о застрахованном лице) и поле «Корректируемый (отменяемый) период»

Страхователь в случае, если численность работающих у него застрахованных лиц, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, за отчетный период превышает 10 человек, представляет форму ЕФС-1 в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. В таком же порядке могут представляться сведения и страхователями с меньшим количеством работников.

За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений[9], к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица, а также должностное лицо привлекается к административной ответственности в виде штрафа в размере от 300 до 500 рублей.

За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов (при представлении сведений на бумажном носителе информации страхователем с численностью работников 11 и более) применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.

Программы подготовки («Документы ПУ 6», «Spu orb») и проверки сведений (ПО ПД) индивидуального (персонифицированного) учета размещены на официальном сайте Фонда в разделе  «Электронные сервисы и информация → Страхователям → Программное обеспечение → Программы для скачивания».

Перед отправкой формы ЕФС-1 в Фонд обязательно проверьте ее программой проверки ПО ПД, которая позволяет осуществлять в наглядном и удобном для пользователя виде проверку различных документов по индивидуальному (персонифицированному) учету, представляемых страхователями.