Сегодня между Пенсионным фондом и работодателями налажено взаимодействие по представлению на граждан, состоящих с ними в трудовых отношениях, документов для назначения пенсии. Эта деятельность осуществляется Фондом в рамках проведения так называемой заблаговременной работы – комплекса мер по обеспечению полноты и достоверности сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, необходимых для своевременного и правильного назначения пенсий. На основании заключенного соглашения между ПФР и работодателем и только с письменного согласия работника осуществляется передача сведений гражданина на обработку его персональных данных. В Пенсионный фонд все документы поступают по защищенным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и в соответствии с требованиями к защите конфиденциальной информации, которые установлены законодательством Российской Федерации. К направляемым документам предъявляется ряд существенных требований: отсканированные копии должны быть цветными изображениями. Прежде всего, цветность предоставляемых документов важна при определении их подлинности и достоверности содержащейся в них информации.
В своей практике сотрудники Пенсионного фонда нередко сталкиваются с тем, что трудовые книжки, на основании которых подсчитывается общий стаж будущего пенсионера, заполняются с различными нарушениями: не читаемый оттиск печати, исправления в дате издания приказа о приеме на работу или увольнения. Для того чтобы увидеть эти коррективы и не допустить ошибок при назначении пенсии, специалисту необходимо изучить предоставленную копию документа в цветном изображении, так как в черно-белом варианте большинство неточностей распознать практически невозможно.
Даже если внесенные в документ исправления верны, специалисту ПФР необходимо дополнительно запросить подтверждающую справку от работодателя, архивную выписку или копию приказа соответствующей организации, для того чтобы установить продолжительность стажа и принять его в расчет при назначении пенсии. Если все же отсканированные документы поступили в черно-белом виде, приступая к их обработке, сотрудник Пенсионного фонда затребует цветные копии.
Чем полнее и качественнее пакет, предоставленных работодателем копий документов, тем больше вероятности, что все пенсионные права гражданина будут учтены при назначении пенсионной выплаты. Именно поэтому к каждому документу, из которого будет сформировано электронное выплатное дело, относятся с особым вниманием.