С появлением электронных трудовых книжек, что будет с бумажными?
С 1 января 2020 года работодатели начнут ежемесячно предоставлять в ПФР информацию обо всех изменениях трудовой деятельности работников в электронном виде. А работники до конца года должны выбрать, оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. В первом случае для сотрудника ничего не изменится, но работодатель будет вести его трудовую сразу в двух форматах. Во втором случае бумажную трудовую книжку работнику отдадут на руки и останется только электронная версия. При увольнении работодатель предоставляет работнику сведения о трудовой деятельности по специальной форме либо в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, — как выберет сам работник. Но если вдруг работник потеряет этот документ, то все сведения всегда можно получить из базы данных ПФР.
У тех, кто в 2021 году впервые будет трудоустраиваться, трудовые книжки будут только в электронном виде. При этом сведения о приеме на работу и об увольнении с 2021 года работодатели должны будут предоставлять уже в Пенсионный фонд на следующий рабочий день. А вот остальные сведения работодатели будут предоставлять также ежемесячно. Это нужно для того, чтобы мы могли вовремя представить эти данные человеку в электронном виде.
Какую информацию будут передавать работодатели в ПФР в этом году?
С 1 января 2020 года работодателям необходимо будет предоставлять в электронном виде в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника. То есть это сведения о приеме на работу или увольнении с работы, о месте работы, профессии, должности и сведения о любых изменениях, которые происходят внутри организации, например — перевод с одной должности на другую, из одного структурного подразделения в другое или переименование организации. Раньше в Пенсионном фонде таких данных не было, теперь же все, что записано в трудовой книжке, будет предоставляться нам в электронном виде от работодателей в соответствии с Трудовым кодексом.
Что-то кардинально изменится для работодателей?
Начиная с 2020 года, работодатели будут ежемесячно предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников. Первый отчет за январь 2020 года необходимо представить до 15 февраля 2020 года.
Понесут ли какие-то расходы работодатели?
Все процессы будут осуществляться в рамках стандартных процедур и на основе доработанных бухгалтерских программ, поэтому работодателю нужно будет просто освоить новую версию.
Работники, которые хотят сохранить бумажные трудовые книжки, должны написать об этом заявление в 2020 году. Кто обязан уведомить об этом работника? Есть ли какие-то сроки уведомления? Как быть, если работник увольняется с места работы, где он писал заявление, и трудоустраивается в другом месте?
Работодателям до 30 июня 2020 года включительно необходимо уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
При этом предусмотрено, что гражданин в течение 2020 года должен сделать выбор и написать заявление о том, что он либо оставляет свою бумажную трудовую книжку, либо переходит на электронную.
Кроме того, если человек не написал ничего в течение 2020 года, например, был в длительной командировке, в отпуске, болел или не работал, то за ним и после 2020 года сохраняется право написать заявление о своем выборе в пользу бумажной или электронной трудовой книжки. До тех пор работодатель будет продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде.
Будут ли в электронной трудовой книжке сведения о причине увольнения? Сможет ли следующий работодатель увидеть, по какой причине уволили сотрудника?
Да, будут вписаны номер приказа об увольнении и основание для увольнения.
Без согласия сотрудника работодатель может взглянуть на эти данные?
Нет, конечно. Это персональные данные.
Электронная трудовая книжка не может случайно потеряться?
Не может. Сведения о трудовой деятельности хранятся в системе Пенсионного фонда, которая соответствует всем требованиям по приему, хранению и обработке персональных данных. Для этого применяется самое современное оборудование, использование которого одобрено и рекомендовано регуляторами в области защиты информации. Гораздо чаще люди теряют бумажные трудовые книжки.
