Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:
- система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;
- система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;
- система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами СФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;
- для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа СФР;
- при отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;
- открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом СФР.
1 . Что необходимо для представления отчетности в Отделение СФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):
- программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;
- криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных). Данные функции реализуются программным обеспечением, относящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ), и которое при использовании в системе электронного документооборота (далее - СЭД) СФР должно иметь сертификат ФСБ;
- услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД СФР;
- проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;
В этих целях потребуется:
- обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.
- обратиться в Отделение СФР (либо направить средствами почтовой связи, в рамках неформализованного ЭДО, через оператора связи) с оформленным "Заявлением на подключение страхователя к электронному документообороту СФР (при необходимости с "Уведомлением о предоставлении полномочий представителя").
- по готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Отделением СФР.
2. Особенности электронного документооборота в СФР.
- сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Отделение СФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.
- для представления отчета в Отделение СФР требуется одна ЭП - руководителя организации.
- в соответствии с требованиями федерального закона "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.
