Комментарий эксперта: все, что нужно знать о новых электронных трудовых книжках
Что нужно знать об электронных трудовых книжках: комментарий эксперта
Заместитель управляющего карельского Пенсионного фонда дает разъяснения по поводу нового формата трудовой биографии.
Со следующего года в России появляется электронная трудовая книжка. Это новшество касается всех. Заместитель управляющего карельского Пенсионного фонда Ирина Каратай специально для читателей «МК в Карелии» объяснила, чем электронная трудовая лучше бумажной, как она поможет дистанционно оформить пенсию и что изменится для работодателей.
Работодателям
«Цифра» все прочнее укореняется в жизни уже не только миллениалов: госуслуги, СНИЛС, электронный кошелек, онлайн-банкинг – все это уже часть ежедневной рутины. И электронная трудовая книжка – вполне логичное и ожидаемое звено в этой цепи.
Переход на новый формат – дело сугубо добровольное и требующее личного согласия. Если согласия нет, можно в течение года подать заявление работодателю, и бумажный вариант сохранится. Остальным книжки выдадут на руки. Но есть исключение: те, кто впервые устроится на работу в 2021 году, уже будут иметь документ в электронном варианте обязательно.
Ирина Каратай рассказала, что несомненные плюсы есть и для работодателей, и для работников. Большинство работодателей и так уже давно взаимодействует с госорганами в электронном виде, отсылая соответствующую отчетность. Фактически, и кадровики, и Пенсионный фонд ведут параллельно учет абсолютно одинаковых сведений. При введении книжки нового образца часть нагрузки с кадровиков снимется. Возможно, некоторые работодатели предпочтут отдать кадровый учет на аутсорс, сэкономив деньги.
Один из важных вопросов – как будет происходить регистрация всех кадровых действий со следующего года. Нет, каждый месяц отсылать в фонд данные обо всех работниках не нужно. Достаточно уведомлять об изменениях статуса работника: изменение должности, увольнение, прием на работу и прочие важные вехи в карьере.
- Для маленьких организаций, расположенных в отдаленных населенных пунктах, где нет интернета, сохраняется возможность предоставлять подготовленные на бумаге сведения и на флешке. ПФР даже предоставит бесплатный доступ к соответствующему программному обеспечению, - отметила Ирина Каратай.
Еще один плюс для работодателя – возможность оформить на работу человека, живущего в другой части страны, без личных встреч. Также работающие в интернете люди редко отправляли нанимателю свой документ. Теперь сделать это можно будет дистанционно с использованием электронного формата, что позволяет начальству избежать пятен на репутации и прочих неприятных вещей, связанных с нелегальным наймом.
Работникам
Кстати, для фрилансеров возможность удаленно устроиться на работу и при этом иметь запись в трудовой тоже очень полезна. Это не просто подтвержденное резюме, это – гарантия честных взаимоотношений.
Раньше, сдавая трудовую при приеме на работу, человек, увы, не всегда мог быть уверен в том, что при увольнении увидит там соответствующую действительности запись (если увидит вообще). И не выяснит, что, скажем, был по документам не специалистом, а каким-нибудь курьером или уборщиком. Сейчас новый формат позволяет в любой момент увидеть буквально каждую ступеньку своей карьерной лестницы в режиме онлайн.
- Электронная трудовая книжка дает страховку от утраты сведений, от небрежностей, допущенных при заполнении, в случаях реорганизаций, - отметила Ирина Каратай. – Соответственно, нет нужды подтверждать стаж в спорных случаях, не нужно восстанавливать документы при утрате. Мы можем, в случае необходимости, сопоставить данные со сведениями из налоговой, Фонда соцстрахования.
Есть и еще один плюс, пусть и менее очевидный: благодаря возможности оперативного обмена данными между всеми заинтересованными ведомствами, работодатели, фактически, теперь будут находиться под постоянным контролем: не выплатить нужные взносы, «забыть» учесть годы работы в стаж уже не получится.
Кроме того, электронная книжка избавит от необходимости при выходе на пенсию искать все свои прежние места работы (а их у современных работников бывает и десяток, и больше), восстанавливая сведения. В новой книжке они все будут сохраняться автоматически.
Оформление пенсий и пособий
Новый формат книжки позволит дистанционно оформить пенсию и получить некоторые другие выплаты и госуслуги.
- Эта возможность особенно важна для тех, кто имеет право на досрочный выход на пенсию, поскольку в новом документе уже будут содержаться все сведения о стаже, структурном подразделении, в котором человек работал. Нам нужно будет только заявление от гражданина. Мы сами по номеру индивидуального лицевого счета (СНИЛС) получим необходимые сведения, - отметила заместитель управляющего карельского ПФ.
Также файл с данными трудовой книжки можно будет прикреплять к заявлению на получение льгот в онлайн-формате. Например, этой возможностью сможет воспользоваться гражданин, претендующий на пособие по безработице.
Оставить ли бумажный вариант?
Поскольку переход на электронный вид документа для многих – дело сугубо добровольное, нужно будет подать заявление в том случае, если есть желание сохранить бумажную синюю книжку. На это отводится весь следующий год. Если заявления не будет, старые документы вернут на руки под расписку в 2021 году. новом формате книжки будут учтены сведения об изменениях в работе человека, датированные после 1 января 2020 года.
При этом возможность получить сведения в письменной форме сохраняются. К примеру, при увольнении кадровая служба должна будет распечатать данные и выдать их со всеми необходимыми подписями и печатями.
- Кроме того, данные о своих карьерных достижениях можно будет получить не только у работодателя, но и в ПФР, в МФЦ на портале Госуслуг, в том числе в электронном виде с электронной подписью, - объяснила Ирина Каратай. – В сохранении бумажного варианта книжки необходимости нет. Опасностей в «бумаге» больше: такая книжка может потеряться, испортиться. Данные на серверах ПФР сохранятся в любом случае. Система хранения серьезно защищена, хранится информация не на одном сервере.
Как видно, бояться новшества не стоит. Когда страна перешла с расчетов купюрами на систему пластиковых банковских карточек, было немало опасений. Однако они, по большей части, не оправдались.
Однако хранить бумажную трудовую все же стоит как минимум до выхода на пенсию, поскольку в ней остаются сведения о работе до 1 января 2020 года.
Маргарита Иванова, газ. «Московский комсомолец» в Карелии»
