С 1 января 2020 года вступают в силу изменения в Трудовой кодекс РФ, согласно которым сведения о трудовой деятельности каждого работника работодатели будут формировать в электронном виде.
В декабре 2019 – январе 2020 территориальные органы ПФР по Мурманской области будут информировать работодателей о предстоящих изменениях путем рассылки уведомлений по электронным каналам связи, а также проведут обучающие семинары для страхователей.
18 декабря заместитель начальника отдела организации персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями Валентина Дубовикова провела онлайн-вебинар, который был организован одним из провайдеров для подключенных к нему работодателей региона. Валентина Игоревна подробно рассказала про предстоящие изменения и ответила на вопросы участников.
В течение 2020 года работодатели должны будут осуществить следующие мероприятия:
1) внести необходимые изменения в те разделы своих внутренних положений, которые говорят о работе с трудовыми книжками. Теперь такие разделы надо будет дополнить фразами о «сведениях о трудовой деятельности в электронном виде».
2) обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР.
Начиная с 1 января 2020 года, сведения о трудовой деятельности должны представляться в ПФР работодателями не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приема на работу, переводов на другую постоянную работу и увольнения, либо работником подано заявление о выборе бумажной или электронной трудовой книжки. Первый отчет в новом году необходимо будет представить не позднее 15 февраля 2020 года.
При представлении сведений впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года, а если указанные случаи в течение 2020 года отсутствовали, то не позднее 15 февраля 2021 года.
3) уведомить до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Преимущества электронной трудовой книжки
- - Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
- - Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства (упрощает взаимодействие работодателя и работника).
- - Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
- - Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
- - Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
- - Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
- - Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
- - Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
- - Высокий уровень безопасности и сохранности данных (опыт работы ПФР за многие годы подтверждает, что информационные системы защищены в высокой степени и они аккредитованы соответствующим образом).