На актуальные вопросы по теме перехода на электронные трудовые книжки ответил начальник отдела организации персонифицированного учета и хранения документов Отделения ПФР по Приморскому краю Дмитрий Деркач.
- Работодатель передает информацию только по кадровым движениям после 1 января 2020 года. Теперь как быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Откуда в ней появятся данные прошлых лет и прошлых работодателей?
- Законодательно не предусмотрено полностью перевод всей трудовой книжки из бумажной в электронную. Определено действовать с 01января 2020 года. Поэтому все кадровые мероприятия будут попадать в электронном виде с 01 января 2020 года. Все, что было до этого периода остается на бумажной трудовой книжке и везде зарегистрировано о том, что лицо, устраиваясь на работу, где требуется подтвердить стаж до 2020 года, показывает свою трудовую книжку, которую он хранит у себя.
- Сотрудник принес заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В какой срок ему надо предоставить бумажный вариант?
- Есть письмо Минтруда и Соцзащиты РФ от 12 февраля 2020 года № 14-2/Б-150, в котором прописано как делается запись, в какие сроки, как выдается бумажная трудовая книжка на руки. Также там написано о том, что, когда работник написал заявление о выборе электронной трудовой книжки, бумажная трудовая книжка выдается в этот же день, день подачи заявления. И в этом же письме подробно написано о том, что сотрудники кадровых мероприятий должны заполнить в своей документации в данном случае.
- Ни один сотрудник нашей организации не написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Надо ли по нему сдавать форму в случае, каких-либо кадровых движений – увольнение, перевод на другую должность и так далее?
- Еще раз хотелось бы сказать о том, что все работники должны быть уведомлены до 31 октября. Это обязанность страхователя – уведомить. Многие еще не знают о том, что должны написать заявление. В данном случае, если человек не написал заявление, есть норма закона, где прописано, что, если работник не написал заявление о выборе электронной трудовой книжки, на него продолжается вестись бумажная трудовая книжка. В том числе, у страхователя есть обязанность представлять электронную трудовую книжку в Пенсионный фонд. То есть, человек не выбрал заявление, страхователь ведет две трудовые книжки. Он ведет параллельно бумажную трудовую книжку и сдает в электронном виде в Пенсионный фонд электронную трудовую книжку.
- В организации у некоторых работников оформлено внутреннее совмещение, не совместительство. Надо ли направлять СЗВТД в случае такого оформления либо о прекращении?
- Насколько мне известно, по внутреннему совмещению, например, на время декретного отпуска, то новые трудовые договора не заключаются с работниками на данный вид работы и поэтому такие записи не вносятся в бумажную трудовую книжку. Поэтому раз не вносятся в бумажную трудовую книжку, то не заполняются и в электронную трудовую книжку.
- Должен ли работодатель уведомить внешних совместителей о переведении трудовой книжки в электронную или в бумажный вариант?
- Есть работа по совместительству двух видов – внешняя и внутренняя. Внутренняя – это, когда совместитель работает в той же организации. Здесь вопросов не возникает. Возникает вопрос у тех страхователей, к которому пришел внешний совместитель. Так вот, в ст. 66 Трудового Кодекса РФ, о ведении трудовой книжки на бумаге, прописано о том, что внесение записей в бумажную трудовую книжку можно только по желанию самого работника. То в ст. 66.1 ТК РФ данная норма отсутствует, то есть не должен по желанию работника сдавать электронную трудовую книжку, поэтому на всех внешних совместителей страхователь обязан сдавать в Пенсионный фонд электронную трудовую книжку, что принял на работу по совместительству на такую-то должность.
- Сотрудник был принят на работу 10 лет назад, за все эти годы никаких кадровых изменений не было. Он увольняется в 2020 году. Что надо указать в СЗВТД, если был перевод на другую должность, например, в 2018 году?
- Когда работодатель впервые представляет форму электронной трудовой книжки в Пенсионный фонд, неважно. Он должен ее сдавать в случае, если человек написал заявление о выборе трудовой книжки – бумажной или электронной, либо было какое-то кадровое мероприятии, страхователь обязан сдать форму СЗВТД в Пенсионный фонд. И при первичном направлении данной формы, он должен указать предыдущие кадровые мероприятия у данного страхователя, поэтому, если 10 лет назад он был принят на работу и не было никаких кадровых мероприятий, а в 2020 году он уже увольняется, страхователь сдает у него форму СЗВТД где в первой записи указывается последняя запись о кадровом мероприятии из трудовой книжки. Это прием на работу, перевод на другую должность и второй строкой указывает увольнение в 2020 году данного страхователя. Если было бы переименование страхователя, то оно уже не указывается.
- Работник устроился в 2018 году в ООО «Ромашка», в 2019 году ООО «Ромашка» переименовалась в ООО «Василек», о чем сделана запись в трудовой книжке. Что следует указать в СЗВТД при увольнении работника?
- Здесь бы Пенсионный фонд Вам бы посоветовал так сдать отчетность. Естественно, прием на работу должен быть указан, что он был принят в ООО «Ромашка», но так как было переименование, то второй строкой желательно указать это переименование и последней третьей строкой – увольнение в 2020 году с ООО «Василек». Чтобы было видно в трудовой книжке, что он был принят правильно, и было переименование организации.
- Работник отказался от бумажной трудовой книжки у первого работодателя, на новое место пришел с электронной трудовой книжкой, в которой сведения от предыдущего работодателя. Вопрос – где взять сведения о полном страховом стаже для расчета будущего?
- Часто такой вопрос задают страхователи. Как я уже объяснял ранее, что, если человек выбирает электронную трудовую книжку, работодатель выдает ему на руки бумажную трудовую книжку. Застрахованное лицо обязано ее хранить у себя и в случае его перехода на новое место работы, где требуется подтвердить стаж, до 2020 года действует бумажная трудовая книжка. Которая у него есть на руках, он ее предоставляет работодателю и работодатель берет себе копию документов, которые необходимы и рассчитывает больничный лист.
- Если работник выбрал бумажный вариант, надо ли выдавать ему СТДР при увольнении?
- СТДР – это сведения о трудовой деятельности у работодателя. Работодатель обязан выдать только тому работнику, который выбрал ведение электронной трудовой книжки. Если бы продолжали бы вести бумажную трудовую книжку, работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку на руки без предоставления формы СТДР.
- Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке где и на каких должностях трудился раньше работник. В случае перехода на электронную трудовую книжку такой возможности не будет. Может ли работодатель получить сведения из электронной базы ПФР самостоятельно без участия работников?
- Нет, такой возможности у страхователя не будет, потому что действует ФЗ № 152 «О Персональных данных». Данные о лицевом счете, о работе сотрудника, о его стаже являются конфиденциальными и не подлежат предоставлению третьим лицам. Поэтому в случае, если недостаточно сведений в бумажной трудовой книжке, которую должен иметь на руках работник, всегда можно попросить самого работника принести выписку из данного лицевого счета, где находятся все сведения обо всех работодателях. Он может также взять ее в любом Управлении Пенсионного фонда, МФЦ, а также на сайте Пенсионного фонда на портале Госуслуги и принести своему работодателю.
- Индивидуальный предприниматель, у которого нет работников, должен предоставлять отчетность для электронных трудовых книжек?
- Нет, форма отчетности СЗВТД сдается только на тех работников, с которыми заключен трудовой договор. Если заключены гражданско-правовые договора, то такие сведения не сдаются.
- Пришел устраиваться на работу человек и заявил, что он нигде раньше не работал. Как можно это проверить?
- Здесь работник обязан вам предоставить бумажную трудовую книжку. Если он вам не предоставляет, говорит, что он нигде не работал, то можно его также попросить принести выписку из лицевого счета, и вы увидите, что человек на самом деле нигде не работал, она пустая. Но если работник отказывается вам предоставлять бумажную трудовую книжку или выписку, то здесь уже у работодателя возникнет вопрос «Стоит ли брать такого сотрудника на работу?»
- В течение 2020 года никаких кадровых движений по работнику не было, и заявление о переходе на электронную трудовую книжку он не писал. Надо ли подавать какие-то сведения по нему?
- В случае отсутствия у работника в 2020 году каких-то кадровых мероприятий, либо человек в 2020 году по разным причинам не написал заявление о выборе трудовой книжки, на таких сотрудников работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности до 15 февраля 2021 года. Так как не будет заявлений и кадровых мероприятий он должен будет указать только последнюю запись из трудовой книжки по данному работнику. Но на всех он обязан предоставить до 15 февраля 2021 года.
