Интервью начальника Управления персонифицированного учета Отделения Пенсионного фонда по Ростовской области М.М.Коцевалова.
Какие изменения в отчетности произошли в последнее время?
Система представления отчетности ПФР сейчас уже достаточно стабильна и значительным изменениям формы и сроки представления отчетности не подвергаются. Однако с 1 июля этого года появилось одно из нововведений - дополнение формы сведений о трудовой деятельности работников информацией о работе в районах Крайнего Севера, либо приравненных к ним местностях, а также необходимость указания в форме отчетности кода выполняемой функции. Код выполняемой функции каждого работника определяется на основании Общероссийского классификатора занятий.
Значит ли это, что у каждой профессии теперь свой код?
Не совсем так. При заполнении в отчетности кода выполняемой функции следует указывать кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности работника, виду его трудовой деятельности при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей).
Код привязан не к конкретной профессии, а непосредственно к выполняемой работником трудовой функции. То есть, для разных названий профессий со схожими функциями может быть установлен один код.
Информация необходима для ведения электронной трудовой книжки – а она, как мы знаем, ведется с 2020 года также и у тех, кто выбрал бумажный вариант документа.
Какие виды отчетности сейчас представляют работодатели в Пенсионный фонд?
На сегодняшний день работодатели представляют в ПФР три основных вида отчетности:
- сведения о застрахованных лицах, т.е. работниках организации - по форме СЗВ-М;
- сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД;
-сведения о страховом стаже по форме СЗВ-СТАЖ.
Кроме того, работодатели ежеквартально представляют в налоговые органы расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. Сведения о выплатах и страховых взносам затем передаются налоговыми органами в Пенсионный фонд и отражаются на индивидуальных лицевых счетах.
Все виды отчетности работодатели представляют в один и тот же срок? Рассматривает ли Пенсионный фонд возможность объединения сведений в один отчет, что было бы удобнее для работодателей?
Сроки представления отчетности, как и ее содержание, различны. Поэтому вопрос об упразднении ряда отчетов за счет расширения состава других форм отчетности не рассматривается.
Форма СЗВ-М представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. В ней содержатся сведения обо всех лицах, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые либо гражданско-правовые договоры. То есть – это информация обо всех сотрудниках предприятия в списочной форме.
Какую информацию содержит форма СЗВ-ТД и как часто она представляется?
Эта форма - аналог бумажной трудовой книжки и включает информацию о кадровых мероприятиях. Например, прием, перевод, увольнение работника.
Сведения о приеме и увольнении должны быть переданы в ПФР не позднее дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения. При наличии иных кадровых мероприятий форма СЗВ-ТД направляется в срок не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором было произведено кадровое мероприятие.
Вы сказали, что при приеме и увольнении форма СЗВ-ТД должна быть представлена не позднее дня, следующего за днем издания приказа. Но иногда возникают случаи, когда в приказе указана более поздняя дата приема или увольнения. Как быть с отчетностью в такой ситуации?
Независимо от даты фактического приема/увольнения работника срок представления отчетности отсчитывается именно со дня издания приказа. Например, вчера издан приказ о приеме на работу с 15 ноября. Отчет должен быть представлен не позднее сегодняшнего дня. В случае же, если сотрудник по каким-либо причинам фактически не приступил к работе в установленный приказом срок и приказ о приеме аннулируется, работодатель направляет в ПФР новую форму СЗВ-ТД, в которой отменяет ранее представленную запись о приеме на работу.
И у нас осталась еще форма СЗВ-СТАЖ…
Эта форма отчетности представляется страхователями не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. В ней указываются сведения о периодах стажа каждого работающего у страхователя лица, включая тех, с которыми заключены гражданско-правовые договоры. Следует отметить, что в форме СЗВ-СТАЖ отражается также информация об особых условиях труда и выслуге лет, дающих право на досрочное назначение пенсии, а также дополнительные сведения, необходимые для установления пенсионных прав работника.
Каждый работодатель обязан представлять все перечисленные виды отчетности. Или есть исключения, особенности?
Отдельные особенности, конечно, есть.
Форма СЗВ-ТД представляется только в отношении сотрудников, работающих по трудовым договорам.
Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ представляются как на работников, с которыми заключены трудовые договоры, так и на работников, привлеченных к труду по договорам гражданско-правового характера.
На руководителей и членов некоммерческих организаций, безвозмездно выполняющих трудовые функции, в отношении которых не начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, сведения по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ представлять не надо.
А какую ответственность несут работодатели за несвоевременно или недостоверно сданную отчетность?
К таким страхователям применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица, т.е. работника.
Кроме того, должностные лица полежат привлечению к административной ответственности. Размер административного штрафа определяется судом в диапазоне от трехсот до пятисот рублей.
За нарушения в части представления формы СЗВ-ТД также предусмотрены административные штрафы. Поскольку СЗВ-ТД являются сведениями о трудовой деятельности, а вопросы, связанные с трудом, регулируются Трудовым Кодексом РФ, контроль за соблюдением работодателями сроков представления СЗВ-ТД осуществляет Государственная инспекция труда.
Чем обусловлены такие, достаточно серьезные, размеры санкций? Пенсионный фонд как-то использует информацию из отчетности работодателей?
Конечно. В целом, отчетность страхователей является источником для пополнения индивидуальных лицевых счетов граждан, а на основании сведений из лицевых счетов определяются право и размер будущей пенсии.
Поэтому, в случае непредставления отчетности в ПФР, как и в случае неформальной занятости без надлежащего оформления трудовых отношений, пенсионные права граждан не могут быть сформированы.
На основании сведений из формы СЗВ-М формируется реестр работающих граждан. Он учитывается Пенсионным фондом при осуществлении ежемесячной индексации пенсии неработающим пенсионерам. Следовательно, если страхователь не представил форму СЗВ-М в отношении пенсионера, пенсия будет неправомерно проиндексирована. Это приводит к переплатам пенсии, возмещение которых будет впоследствии возложено на работодателя.
А как используются сведения СЗВ-СТАЖ?
Сведения из формы СЗВ-СТАЖ используются для определения права на назначение страховой пенсии по старости. Непредставление страхователем сведений о страховом стаже может лишить работника права на назначение пенсии.
Сведения же о трудовой деятельности используются, в частности, центрами занятости населения при определении права гражданина, потерявшего работу, на получение пособия по безработице. Таким образом, предоставление работодателями недостоверных сведений может повлечь нарушение прав гражданина на социальное обеспечение.
С учетом значимости для граждан сведений, представляемых работодателями, размер санкций вполне обоснован. Но как работодателям не запутаться в таком многообразии отчетности?
Основное пожелание - при подготовке отчетности организовать тесное взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы. Как показывает практика сверки Пенсионным фондом представляемых работодателями форм отчетности, основные ошибки возникают как раз из-за несогласованности действий названных служб.
Важно помнить, что со дня приема сотрудника на работу возникает необходимость представить форму СЗВ-ТД. Начиная с месяца, в котором сотрудник принят на работу и заканчивая месяцем, в котором сотрудник уволен, необходимо сдавать форму СЗВ-М. По итогам года весь период работы должен быть включен в форму СЗВ-СТАЖ. При этом, дата начала периода должна соответствовать дате приема (если сотрудник принят на работу в отчетном году), а окончание периода - дате увольнения (если сотрудник уволен в отчетном году).
Часто возникают ситуации, когда работодатели забывают представлять форму СЗВ-М в отношении сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Еще раз хочу обратить внимание слушателей, что сведения о работающих лицах по форме СЗВ-М представляются в течение всего периода с момента приема и до момента увольнения.
Обеспечить достоверность представляемой отчетности можно при условии сверки данных бухгалтерского и кадрового учета.
Со своей стороны Отделение ПФР по Ростовской области осуществляет методическую поддержку страхователей. Так, в сентябре текущего года всем страхователям, подключенным к системе электронного документооборота ПФР, были направлены методические материалы о порядке сверки форм отчетности.
В заключении еще раз следует отметить, что от своевременного выполнения страхователями - работодателями обязанности по представлению в ПФР отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету зависит фиксация и сохранность пенсионных прав работающих граждан, приобретаемых ими в процессе осуществления трудовой деятельности.
