Страхователям

Календарь страхователя - 2026

Представление сведений индивидуального (персонифицированного) учета по форме ЕФС-1

В соответствии со статьей 8 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» сведения индивидуального персонифицированного учета представляются в составе единой формы сведений, включая также сведения о начисленных страховых взносах на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, представляемые в соответствии с Федеральным  законом от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

В составе единой формы сведений представляются следующие сведения:

сведения о трудовой деятельности

при переводе работника на другую постоянную работу не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ о переводе. В случаях приема на работу и увольнения – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.

сведения о заключении или прекращении договора гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг

 не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом соответствующего договора, а в случае прекращения договора не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения.

сведения о страховом стаже 

представляются по окончании календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, в отношении отдельных категорий застрахованных лиц.

сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений 

не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим

сведения о застрахованных лицах, за которые перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя

по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

сведения о начисленных страховых взносах на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Электронный документооборот при представлении сведений индивидуального (персонифицированного) учета

Страхователи с численностью работающих застрахованных лиц больше 10 обязаны представлять отчетность по форме ЕФС-1 только в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП).

Страхователи, у которых численность работников менее 11, при желании могут также сдавать отчетность в СФР в электронном виде с ЭП. Если отчетность представлена в электронном виде с ЭП, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует.

Для взаимодействия с СФР используется программное обеспечение, позволяющее отправлять отчетность по защищенному каналу связи и получать результат её обработки.

При представлении отчетности в электронном виде необходимо:

сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган СФР по установленному формату;проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами СФР, которые можно бесплатно скачать в разделе «Программное обеспечение» по ссылке https://sfr.gov.ru/employers/general_information/software. При выявлении проверочными программами ошибок в отчетности – исправить их;проверить файлы антивирусной программой и подписать каждый файл отчета ЭП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов;отправить в зашифрованном виде в территориальный орган СФР.

 После отправки отчетности страхователь получит из территориального органа СФР квитанцию о доставке сведений. Если пришла квитанция об обнаружении ошибок в отчетности, то указываются причины некорректности отчета. Страхователь должен их устранить и повторно представить отчетность в СФР. Квитанцию о приеме  документов в СФР рекомендуется сохранять. По результатам проверки отчетности проверочными программами СФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭП территориального органа СФР.

После этого необходимо отправить в территориальный орган СФР протокол контроля, подписанный своей ЭП, что является подтверждением получения протокола. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган СФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.

В помощь страхователям в разделе «Программное обеспечение» по ссылке, указанной выше, размещены бесплатные проверочные программы и программы для подготовки отчетности по страховым взносам и по персонифицированному учету в электронной форме.

СФР рекомендует всем страхователям переходить на электронное взаимодействие с Социальным Фондом Российской Федерации. Отчетность в   электронном виде – это экономия не только бумаги, но и времени. Уже свыше 95% страхователей перешли на электронное взаимодействие с СФР.  

Ответственность страхователя

1. Нарушение законодательства по персонифицированному учету (Федеральный закон от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного и обязательного социального страхования»):

 Финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица применяются к страхователю за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений:

- о датах заключения/прекращения и иных реквизитов договоров ГПХ;

- о страховом стаже;

- о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателем.

Финансовые санкции в размере 1000 рублей применяются к страхователям за несоблюдение порядка представления сведений в форме электронных документов.

Административная ответственность должностного лица страхователя (КоАП РФ):

 За непредставление  сведений персонифицированного учета либо отказ в их представлении, а также за представление таких сведений в неполном объеме или искаженном виде предусмотрена административная ответственность должностного лица в размере от 300 до 500 рублей (статья 15.33.2).

2.  Нарушение законодательства по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»):

Непредставление страхователем сведений по форме ЕФС-1 (раздел 2) в территориальный орган страховщика по месту своего учета в срок влечет взыскание штрафа в размере 5 процентов суммы страховых взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30 процентов указанной суммы и не менее 1000 рублей.

Неуплата или неполная уплата сумм страховых взносов в результате занижения облагаемой базы для начисления страховых взносов, иного неправильного исчисления сумм страховых взносов или других неправомерных действий (бездействия) влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов причитающейся к уплате суммы страховых взносов, а умышленное совершение указанных деяний – в размере 40 процентов причитающейся к уплате суммы стразовых взносов.

 Отказ в представлении или непредставление в установленный срок страхователем в территориальный орган страховщика документов (их копий, заверенных в установленном порядке), необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, своевременностью и полнотой уплаты (перечисления) страховых взносов, полнотой и достоверностью сведений и документов, представляемых для назначения и выплаты обеспечения по страхованию, влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Нарушение срока регистрации в качестве страхователя влечет взыскание штрафа в размере 5 000 рублей, при нарушении срока регистрации более чем на 90 календарных дней влечет взыскание штрафа в размере 10 000 рублей.

Административная ответственность должностного лица страхователя (КоАП РФ):

За нарушение сроков представления сведений о начисленных страховых взносах предусмотрена административная ответственность должностного лица в размере от 300 до 500 рублей (ч. 2 статья 15.33).

За непредставление в установленный законом срок оформленных в установленном порядке документов, необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов предусмотрена административная ответственность должностного лица в размере от 300 до 500 рублей (ч. 3 статья 15.33).

За нарушение страхователями установленного законом срока регистрации в органах государственных внебюджетных фондов предусмотрена административная ответственность должностного лица в размере от 500 до 1 000 рублей (статья 15.32).