Работодатели представляют территориальным органам Пенсионного фонда РФ в электронном виде следующие документы:
- Списки работников, выходящих на страховую пенсию по старости в ближайшие 24 месяца, из числа работников, письменно выразивших согласие, в том числе на передачу персональных данных.
- Иные документы, необходимые территориальным органам ПФР для назначения страховой пенсии по старости и имеющиеся в распоряжении работодателя, в том числе:
документы, удостоверяющие личность застрахованного лица, возраст, место жительства и принадлежность к гражданству (паспорт);
документы, подтверждающие периоды работы и (или) иной деятельности застрахованного лица (например, военный билет, трудовая книжка, справка из органов занятости (для подтверждения периодов получения пособия по безработице);
документы, предусмотренные Перечнем документов от 28 ноября 2014 №958н, в том числе о среднемесячном заработке (доходе) застрахованных лиц, о нахождении на иждивении застрахованного лица нетрудоспособных членов семьи (например, свидетельство о рождении ребенка, справка об учебе по очной форме в образовательном учреждении), об изменении фамилии, имени, отчества (например, свидетельство о браке).
При этом списки работников, выходящих на страховую пенсию по старости в ближайшие 24 месяца представляются в территориальные органы ПФР один раз в год.
Документы, указанные в пункте 2, представляются в территориальные органы ПФР в отношении работников, выходящих на страховую пенсию по старости в ближайшие 24 месяца, а также в отношении граждан предпенсионного возраста, то есть за пять лет до наступления возраста, дающего право на страховую пенсию по старости, в том числе назначаемую досрочно.
Информация в отношении новых работников представляется по мере их приема на работу, но не чаще одного раза в 3 месяца.
Работодатель формирует электронные образы документов, необходимых для назначения пенсии, в отношении каждого работника (застрахованного лица) в отдельный пакет документов с указанием его фамилии, имени, отчества и адреса регистрации по месту жительства. Каждый документ должен быть отсканирован отдельно.
Документы должны быть заверены электронной подписью уполномоченного работника работодателя (страхователя). И к каждому пакету документов в отношении застрахованного лица прилагается реестр направляемых документов.