Электронные трудовые книжки работников формируются на основе сведений, представляемых работодателями в ПФР.
С 2020 года работодателям необходимо представлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности своих работников, в том числе, если имели место случаи приема на работу или увольнения. Эти сведения работодатель должен представлять в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения. Кроме того, отчетность подается, если работодатель меняет название предприятия или работник пишет заявление о выборе формы трудовой книжки.
Если сведения о вышеперечисленных кадровых мероприятиях предоставляются впервые, работодатель-страхователь, одновременно с информацией о кадровых изменениях в 2020 году, предоставляет в ПФР сведения о последнем кадровом мероприятии (последнюю запись в трудовой книжке) по состоянию на 1 января 2020 года.
В случае отсутствия кадровых мероприятий в 2020 году, сведения о последнем — по состоянию на 1 января 2020 года — кадровом изменении работодателю необходимо предоставить до 15 февраля 2021 года.
Направить информацию можно в клиентскую службу ПФР, через кабинет страхователя на сайте ПФР или с помощью специализированного оператора связи.
Работодатели с численностью работников 25 человек и более сдают отчетность в электронной форме. Сведения для электронных трудовых книжек направляются всеми компаниями и предпринимателями с наемными работниками.
Напомним, в связи с введением электронных трудовых книжек всем работодателям необходимо до 31 октября 2020 года письменно проинформировать своих работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве выбора: сохранить бумажную трудовую книжку (с одновременным ведением электронного варианта) или формировать сведения о трудовой деятельности только в электронной трудовой.