Общие положения

С 1 января 2020 года вступили в силу федеральные законы[1], принятые в порядке реализации проекта «Электронная трудовая книжка», направленного на ведение учета сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Под трудовой деятельностью понимаются периоды работы по трудовому договору, периоды замещения государственных и муниципальных должностей, должностей государственной гражданской и муниципальной службы, а в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц – иные периоды профессиональной служебной деятельности.

Сведения о трудовой деятельности (так называемая «Электронная трудовая книжка») – это новая форма продолжающей существовать и в настоящее время бумажной трудовой книжки. Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и подлежит реализации только в цифровом формате.

Электронная трудовая книжка обладает рядом преимуществ перед существующим форматом:

• высокий уровень безопасности и сохранности данных – электронную трудовую книжку невозможно потерять;
• удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности, возможность самостоятельного контроля корректности данных, внесенных работодателем;
• минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
• дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
• снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
• использование данных электронной трудовой книжки без запроса дополнительных документов для получения государственных услуг.

С 1 января 2020 года введена обязанность для работодателей (страхователей) представлять в информационную систему Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации[2] сведения о трудовой деятельности зарегистрированных лиц.

Порядок и сроки представления страхователями (работодателями) в органы Социального фонда России сведений о трудовой деятельности работника

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированных лиц страхователи (работодатели) представлению в органы СФР при наличии после 1 января 2020 года у работника определенных кадровых мероприятий:

• прием на работу (службу);
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение с работы;
• изменение наименования страхователя (реорганизация страхователя);
• установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное);
• лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
• приостановление (возобновление) действия заключенного трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса Российской Федерации[3].

Кроме того, сведения о трудовой деятельности страхователь обязан представить при подаче работником соответствующего письменного заявления о выборе способа ведения учета сведений о его трудовой деятельности – в виде бумажной трудовой книжки или в электронном виде (подробнее об этом читайте ниже).

Таким образом, страхователи (работодатели) начали представлять в органы СФР сведения о трудовой деятельности работников для включения в «Электронную трудовую книжку» только о тех кадровых мероприятиях, которые имели место после 1 января 2020 года.

При этом при представлении указанных сведений в отношении зарегистрированного лица впервые (в 2020 году) страхователь одновременно обязан был представить сведения о последнем кадровом мероприятии у данного страхователя по состоянию на 1 января 2020 года (то есть указать последнюю запись, имевшую место в бумажной трудовой книжке на указанную дату).

Если в 2020 году у работника отсутствовали какие-либо кадровые мероприятия, то в срок не позднее 15.02.2021 страхователь должен был представить сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

Таким образом, электронная трудовая книжка зарегистрированного лица, формируемая на основании сведений, представляемых в органы Социального фонда России работодателями, содержит сведения о кадровых мероприятиях (и/или о подаче работником соответствующего заявления о выборе способа ведения учета сведений о трудовой деятельности) за период после 1 января 2020 года, а также о последнем кадровом мероприятии у данного страхователя по состоянию на 1 января 2020 года.

При этом положениями действующего законодательства не предусмотрено представление работодателем в органы СФР сведений за всю трудовую деятельность сотрудника.

В то же время зарегистрированные лица вправе обратиться в органы СФР для включения в свой индивидуальный лицевой счет сведений о трудовой деятельности за периоды работы до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в бумажной трудовой книжке (подробнее об этом читайте ниже).

В настоящее время сведения о трудовой деятельности, содержащие информацию о текущих каровых мероприятиях зарегистрированного лица, страхователь (работодатель) обязан представлять в органы СФР в следующие сроки:

в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

• не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ (распоряжение), документ или принято иное решение, которые подтверждают оформление следующих кадровых мероприятий:
• перевод на другую постоянную работу;
• изменение наименования страхователя (реорганизация страхователя);
• установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное);
• лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
• приостановление (возобновление) действия заключенного трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса Российской Федерации[4].
• не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи работником заявления о выборе способа ведения учета сведений о трудовой деятельности.

Порядок выбора работником способа ведения учета сведений о трудовой деятельности

Согласно положениям части 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно должен был подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения учета сведений о его трудовой деятельности: в виде бумажной трудовой книжки (статья 66 ТК РФ) или в виде электронной трудовой книжки (статья 66.1 ТК РФ).

В случае выбора работником способа ведения учета сведений о его трудовой деятельности в электронном виде (то есть работник выбирает электронную трудовую книжку) работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки работнику и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Следует отметить, что в случае, если работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки путем подачи соответствующего письменного заявления, то в последующем (в любое время) он имеет право подать работодателю письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

В то же время возможность обратного перехода с электронной трудовой книжки на бумажную законодательством не предусмотрена. Это означает, что если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то в последующем у него не будет права подать работодателю письменное заявление о продолжении (возобновлении) ведения на него работодателем трудовой книжки в бумажном виде. 

Если до указанной даты (не позднее 31 декабря 2020 года) работник не подал ни одно из заявлений о выборе способа ведения учета сведений о его трудовой деятельности, то работодатель продолжает вести на него трудовую книжку в бумажном виде.

ВАЖНО!

Независимо от того, какой вариант учета сведений о трудовой деятельности выберет работник (бумажный, электронный или вообще не сделает никакого выбора), работодатель обязан представлять на него в органы СФР сведения о трудовой деятельности для их учета в информационных ресурсах СФР в электронном виде.

Информация, указанная страхователями в сведениях о трудовой деятельности, включается органами СФР в индивидуальные лицевые счета зарегистрированных лиц, на которых данные сведения представлены.

Дополнение индивидуального лицевого счета гражданина сведениями о трудовой деятельности за периоды до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в бумажной трудовой книжке

В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»[5] зарегистрированные лица вправе обратиться в органы СФР для включения в свой индивидуальный лицевой счет сведений о трудовой деятельности за периоды работы до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в бумажной трудовой книжке.

При этом сведения о трудовой деятельности за периоды работы до 1 января 2020 года вносятся в раздел «Сведения о трудовой деятельности» индивидуального лицевого счета зарегистрированного лица (то есть в электронную трудовую книжку) согласно записям, содержащимся в бумажной трудовой книжке.

В случае выявления несоответствия содержащихся в бумажной трудовой книжке сведений о трудовой деятельности за периоды работы с 1 января 2002 года сведениям индивидуального (персонифицированного) учета, ранее учтенным на индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица, сведения за эти периоды работы включаются в электронную трудовую книжку с учетом результатов проверки их полноты и достоверности в порядке, предусмотренном статьей 16 Закона № 27-ФЗ.

Корректировка сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесение уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет осуществляется органами СФР в соответствии с Административным регламентом предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по приему от зарегистрированных лиц заявлений о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесении уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет, утвержденного Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 28.06.2021 № 232п[6] и Порядком осуществления корректировки сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесения уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет, утвержденным приказом Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации от 11.07.2023 № 1363.

Для предоставления данной государственной услуги гражданином должны быть представлены следующие документы:

«Заявление о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесении уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет» по форме, приведенной в Приложении № 1 к Административному регламенту от 28.06.2021 № 232п. Обращаем Ваше внимание, что в заявлении должны быть заполнены подпункты 5.1 (для внесения в индивидуальный лицевой счет сведений о трудовой деятельности за периоды до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в трудовой книжке) или 5.2 (б) (для корректировки сведений индивидуального (персонифицированного) учета в части сведений о трудовой деятельности за периоды до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в трудовой книжке);

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность в соответствии с законодательством Российской Федерации;

Документы, подтверждающие основания для корректировки сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесения уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет, обязанность по представлению которых возложена на гражданина.

Документом, подтверждающим период работы (даты приема и увольнения) у страхователя, является оригинал трудовой книжки, в случае ее отсутствия сведения могут подтверждаться архивной справкой о периодах работы, заверенными копиями приказов (распоряжений) руководителя организации, сведениями о трудовой деятельности, выданными гражданину страхователем по форме СТД-Р (статья 66.1 ТК РФ) и т.д.

Наличие документов, подтверждающих основания для корректировки индивидуального лицевого счеты, является обязательным.

Для решения вопроса о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета гражданину необходимо лично обратиться с соответствующим заявлением в любую районную клиентскую службу Отделения СФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области, представив указанные выше документы.

Прием граждан в клиентских службах Отделения СФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области по всем государственным услугам СФР осуществляется преимущественно по предварительной записи.

Записаться на прием можно на Едином портале государственных и муниципальных услуг (https://www.gosuslugi.ru/671331/1/form) и по телефону «Единого контакт-центра взаимодействия с гражданами» 8-800-100-00-01.

Кроме того, в настоящее время в Личном кабинете на Едином портале государственных услуг и функций (ЕПГУ) реализована возможность представления гражданином заявления о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесении уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет, в том числе в части корректировки сведений о трудовой деятельности в электронной трудовой книжке (ЭТК).

Для оформления такого заявления в электронном виде необходимо в Личном кабинете на ЕПГУ выбрать услугу «Корректировка индивидуального лицевого счета в СФР» и далее перейти в раздел «Скорректировать ЭТК» / «Дополнить ЭТК сведениями из бумажной трудовой» либо «Скорректировать данные о периодах работы».

При этом имеется возможность направить вместе с заявлением скан-образы необходимых документов.

После получения заявления Отделением СФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области в течение 2 рабочих дней гражданину в электронной форме будет направлено уведомление о получении заявления с указанием перечня и даты личного представления в органы СФР необходимых документов (оригинал бумажной трудовой книжки и другие, имеющиеся у Вас документы).

Срок представления документов не должен превышать 3 рабочих дней со дня направления гражданину уведомления.

При предоставлении документов должностное лицо органов СФР в день поступления регистрирует их и направляет заявителю в электронной форме уведомление о приеме документов.

В случае непредставления таких документов в установленный срок заявление не подлежит рассмотрению.

Порядок предоставления органами СФР гражданам сведений о трудовой деятельности, содержащихся в их индивидуальных лицевых счетах

В настоящее время информация о трудовой деятельности, содержащаяся на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, предоставляется гражданам в виде «Сведений о трудовой деятельности, предоставляемых из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации» по форме СТД-СФР[7], утвержденной приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н.

Формирование указанных сведений осуществляется централизованно в автоматизированном режиме на основании информации, включенной в индивидуальный лицевой счет гражданина, и реализовано в соответствии с функциональными требованиями на формирование их показателей.

Порядок предоставления гражданам названных сведений определен Административным регламентом Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по предоставлению государственной услуги «Предоставление сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете», утвержденным приказом СФР от 04.09.2024 № 1541.

Согласно указанному Административному регламенту сведения по форме СТД-СФР граждане могут получить самостоятельно одним из следующих способов:

• В режиме онлайн через Единый портал государственных услуг и функций (ЕПГУ) www.gosuslugi.ru при условии прохождения процедуры регистрации в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) со статусом учетной записи «подтвержденная».
• Путем обращения с заявлением в любую клиентскую службу Отделения СФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области или Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ).

При себе необходимо иметь документ, удостоверяющий личность.

Такое заявление может быть подано лично либо направлено в Отделение СФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области по почте. В этом случае документ, удостоверяющий личность зарегистрированного лица, не прилагается. Установление личности зарегистрированного лица, а также свидетельствование его подписи на заявлении  осуществляется нотариусом или иным лицом в порядке, установленном статьей 80 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 11.02.1993 № 4462-1. Кроме этого, в заявлении следует указать, каким именно образом гражданин будет получать запрашиваемые им сведения (лично или по почте заказным письмом). Если застрахованное лицо выразит желание получить их по почте, необходимо указать полный почтовый адрес места жительства, по которому заказным письмом будут направлены сведения по форме СТД-СФР.

В случае формирования гражданином указанных сведений самостоятельно в режиме онлайн, они будут заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

В случае получения сведений по форме СТД-СФР лично или по почте, они будут заверены печатью и подписью уполномоченного лица территориального органа Фонда.

Прием граждан в клиентских службах Отделения СФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области осуществляется преимущественно по предварительной записи по всем государственным услугам СФР.

Записаться на прием можно на Едином портале государственных и муниципальных услуг (https://www.gosuslugi.ru/671331/1/form) и по телефону «Единого контакт-центра взаимодействия с гражданами» 8-800-100-00-01