С 1 января 2020 года вступают в силу федеральные законы*, направленные на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Электронные трудовые книжки будут формироваться на работающих граждан на основании сведений, представляемых работодателями в Пенсионный фонд Российской Федерации. Такие сведения будут аналогичны тем, которые сейчас учитываются в бумажной трудовой книжке.
Работодателям предстоит обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в ПФР, при необходимости внести изменения в локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность организации, а также в соглашения и коллективные договоры.
Работодатель до 30 июня 2020 года обязан письменно уведомить каждого работника об изменениях законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и праве выбора работника о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном или в электронном виде. До 31 декабря 2020 года работники должны подать работодателю заявление о своем выборе.
Работнику, подавшему заявление о продолжении ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель должен будет внести в трудовую книжку запись о подаче работником такого заявления и выдать ее на руки. В этом случае работодатель освобождается от дальнейшего ведения и хранения трудовой книжки.
При сохранении работником бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной трудовой книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажный вариант. Если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель также продолжит вести его трудовую книжку.
Работник, подавший заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки на бумажном носителе, имеет право в последующем выбрать ведение электронной трудовой книжки, подав своему работодателю соответствующее заявление.
Лица, не имевшие возможности по определенным причинам до 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из указанных заявлений, вправе сделать это в любое время по основному месту работы, в т.ч. при трудоустройстве.
На граждан, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки на бумажном носителе оформляться уже не будут, будет формироваться только электронная трудовая книжка.
С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе) по форме СЗВ-ТД. Сведения необходимо будет представить только о работниках, в отношении которых в отчетном периоде произойдут кадровые мероприятия (в т.ч. прием на работу, увольнение, перевод, отмена ранее произведенных мероприятий и др.) или работником будет подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде. Сведения необходимо будет представлять и в случае переименования организации.
При представлении работодателем в ПФР формы СЗВ-ТД в отношении работника впервые, одновременно в эту форму следует включить сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у этого работодателя. Если в течение 2020 года в отношении работника будут отсутствовать кадровые изменения и работником не будет подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде, то работодателю надо будет представить в ПФР сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года в срок не позднее 15 февраля 2021 года.
С 1 января 2021 года при приёме на работу или увольнении работника сведения о трудовой деятельности должны представляться организацией-работодателем в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, который является основанием для приема на работу или увольнения. Сведения о переводе работника, переименовании организации, поданном работником заявлении необходимо будет представлять в ПФР также не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
За нарушения представления сведений о трудовой деятельности в ПФР, страхователь или его должностное лицо будет привлекаться к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.
Если численность работников у страхователя составляет 25 и более лиц, то форма СЗВ-ТД должна представляться в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). В целях соблюдения сжатых сроков представления отчетности органы ПФР рекомендуют страхователям с численностью менее 25 работников также представлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде с УКЭП.
Для работодателей, которые не подключены к электронному документообороту, ПФР разрабатывает сервис «Кабинет страхователя» для формирования отчетности в электронном виде, который будет предоставляться работодателям на безвозмездной основе. Но чтобы пользоваться этим сервисом для отправки документов в ПФР, нужна будет УКЭП.
Информация об электронных трудовых книжках, а также проекты формы СЗВ-ТД, порядка ее заполнения и формата, размещены на сайте ПФР в разделе «Электронная трудовая книжка (ЭТК)» .
Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде обеспечивает безопасность и сохранность данных, удобный и быстрый доступ граждан к информации о своей трудовой деятельности, что дает дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства и оформления пенсий.
Работник сможет получить выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе или в электронной форме у работодателя по последнему месту работы (при увольнении или по заявлению), а также в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в ПФР и с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.
______________________________________________________________________________
*Федеральные законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
