С развитием современных информационных технологий и переходом к электронному взаимодействию, электронный документооборот (ЭДО) стал неотъемлемой частью многих организаций и предприятий и играет важную роль для работодателей в сфере пенсионного и социального страхования. В результате перехода на электронный документооборот вы получите множество преимуществ. В первую очередь он необходим для предоставления отчётности. Особенно ЭДО с СФР актуален для работодателей, у которых более 10 сотрудников, так как передача отчётности в электронном виде для них является обязательным требованием.

Преимущества перехода к электронному документообороту с СФР:

• Значительно сокращаются временные затраты на обработку документов и исключается ручной ввод данных. Это увеличивает эффективность работы и позволяет сосредоточиться на более важных задачах.
• Повышается точность и надёжность передачи информации, снижается риск возникновения ошибок и искажений данных. Кроме того, сокращается бумажный документооборот, что ведёт к снижению затрат на печать, хранение и доставку бумажных документов.
• Система электронного документооборота:

• обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;
• позволяет страхователю с рабочего места в любой день, в любое время суток направлять отчетность, а также оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами СФР в представленных документах, неоднократно за один день;
• при отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;
• открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом СФР.

Подключение к СЭДО
Для успешной организации электронного документооборота с СФР работодателям необходимо следовать определённому алгоритму действий:

1. Заключить договор с оператором ЭДО.

СЭДО добавляется через сервисы электронной отчетности специального оператора связи, с которым страхователь заключил договор. Для подключения к СЭДО Вам следует обращаться к специальному оператору связи, программное обеспечение которого Вы используете в своей работе (1С, СБИС, Контрур, Тензор и т.д.).

2. Получить электронную подпись.

Документы, направляемые в рамках электронного документооборота, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Руководитель или уполномоченный сотрудник работодателя должен получить УКЭП в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. Кроме того, сотрудникам, подписывающим документы, необходимо получить сертификаты электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре.

3. Заполнить заявление на подключение к ЭДО с СФР.

Для подключения к ЭДО с СФР необходимо заполнить соответствующее заявление. В нём следует указать информацию о страхователе: его регистрационный номер в СФР, наименование организации, если страхователь юр. лицо, либо фамилию, имя и отчество, если страхователь физлицо, а также ИНН, КПП и страховой номер индивидуального лицевого счёта страхователя - физического лица. Кроме того, в заявлении следует указать информацию об операторе, с которым заключён договор, включая регистрационный номер, наименование оператора, его ИНН и КПП.

4. Отправить заявление на ЭДО с СФР в Фонд.

Выбрав сертификат электронной подписи, работодатель подписывает заявление на подключение к электронному документообороту с СФР и отправляет его через систему ЭДО (СЭД) выбранного оператора. После отправки заявления работодатель ожидает его рассмотрения со стороны СФР. В соответствии с регламентом рассмотрение заявления должно произойти в течение двух дней.

Следуя этому алгоритму действий, работодатели могут успешно организовать электронный документооборот с СФР и осуществлять передачу отчётности в соответствии с требованиями новой системы.

В соответствии со статьей 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования», если численность сотрудников предприятия превышает 10 человек, то отчетность в составе единой формы сведений (ЕФС-1) должна представляться в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», в порядке, который устанавливается Социальным фондом России. В таком же порядке могут представляться сведения страхователями с численностью менее 10 работающих у них застрахованных лиц