Страхователям

О представлении отчетности по форме ЕФС - 1

Отделение СФР по Тюменской области напоминает, что в соответствии с пунктом 2 статьи 8 Федерального закона № 27-ФЗ1 страхователи обязаны представлять в органы Социального фонда России (далее – СФР) сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (форма ЕФС-12):

1. РАЗДЕЛ 1.

         1.1. Подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

• не позднее одного рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иного документа, принятия решения, которые подтверждают:

- прием на работу, приостановление и возобновление действия трудового договора (в соответствии со статьей 351.7 Трудового Кодекса Российской Федерации), увольнения зарегистрированного лица;

- дату заключения или прекращения договора гражданско-правового характера и иные реквизиты договора гражданско-правового характера и периоды выполнения работ (оказания услуг);

Новое с 01.09.2026.

С 01.09.2026 закреплена обязанность страхователей о представлении сведений о наличии в договоре гражданско-правового характера условия об уплате страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Данная норма введена для определения права на получение выплат на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Срок представления сведений при работе с исполнителями по ГПХ - не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом соответствующего договора, а в случае прекращения договора не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения.

• не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ (распоряжение), документ или принято иное решение, которые подтверждают перевод сотрудника на другую постоянную работу, изменение наименования страхователя, установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации, лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, а также подачи лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о предоставлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

1.2. Подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 «Сведения о страховом стаже».

За 2025 год подлежит представлению не позднее 26.01.2026, за 2026 год – не позднее 25.01.2027, только в отношении отдельных категорий работников, указанных в подпунктах 1–13 пункта 3 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ, которые в отчетном периоде:

1. Выполняли работу (осуществляли деятельность), дающую право на досрочное назначение страховой пенсии в соответствии со статьями 30, 31, пунктами 6 и 7 части 1 статьи 32 Федерального закона № 400-ФЗ3.
2. Работали в сельском хозяйстве и при исчислении стажа работы которых применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, в соответствии с которым устанавливается повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности в соответствии с частью 14 статьи 17 Федерального закона № 400-ФЗ.
3. Формировали свои пенсионные права в соответствии с Законом Российской Федерации от 15 мая 1991 года № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС».
4. Замещали государственные должности Российской Федерации, замещали на постоянной основе государственные должности субъектов Российской Федерации, замещали на постоянной основе муниципальные должности, должности государственной гражданской службы Российской Федерации, должности муниципальной службы.
5. Работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
6. Работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы.
7. Имели периоды простоя или отстранения от работы.
8. Имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей.
9. Имели период получения пособия по безработице, период участия в оплачиваемых общественных работах, период переезда или переселения по направлению органов службы занятости в другую местность для трудоустройства.
10. Находились в отпуске по уходу за ребенком, в отпуске без сохранения заработной платы.
11. Имели период приостановления действия трудового договора в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса Российской Федерации.
12. Имели период приостановления государственной гражданской службы в соответствии со статьей 53.1 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
13. Являлись священнослужителями.

Иными словами, сведения о стаже на работника подаются при наличии каких-либо особенностей в работе, для которых требуется указать соответствующий код.

Согласно пункту 65 Порядка № 1462 в графе 5 «Районный коэффициент» подраздела «Территориальные условия» при наличии в графе 4 «Код» кода «ОКУ» указывается районный коэффициент, предусмотренный за работу в местностях с особыми климатическими условиями, в формате «Х.Х» или «Х.ХХ».

 В связи с чем, страхователям, применяющим районный коэффициент к заработной плате, необходимо в графе 4 подраздела 1.2 формы ЕФС-1 заполнить код «ОКУ» (особые климатические условия) с одновременным отражением районного коэффициента в графе 5, предусмотренного за работу в местностях с особыми климатическими условиями.

 К местностям с особыми климатическими условиями для целей представления подраздела 1.2 формы ЕФС-1 и указания кода «ОКУ» относятся все территории (за исключением районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей), на которых действующими нормативными правовыми актами, в том числе нормативными правовыми актами бывшего СССР, введены районные коэффициенты к заработной плате и порядок их выплат.

 Представление страхователями в органы СФР сведений о стаже в составе формы ЕФС-1 на иные категории застрахованных лиц (не поименованные в пункте 3 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ) законодательством не предусмотрено.  

 Вместе с подразделом 1.2 формы ЕФС-1 при представлении сведений о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ, предусмотренных частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона № 400-ФЗ, заполняется и представляется подраздел 2 раздела 1 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии» в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона № 400-ФЗ.

ВАЖНО!!! Сведения о стаже заполняются полностью за весь календарный год, включительно.

В отношении застрахованных лиц, на которых в течение 2026 года была представлена форма с типом сведений «Назначение пенсии», должна быть представлена форма с типом сведений «Исходная».

Обращаем внимание, что с 01.01.2026 отменена обязанность представления подраздела 1.2 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС».

      1.3. Подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений» представляется не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим.

Обращаем внимание, что внесены изменения по форматам сведений для формы ЕФС-1 (подраздел 1.3): для элемента «Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности» (графа 4 подраздела 1.3) установлена обязательность заполнения («0» или «1»).

 Важно! Информируем о том, что приказом СФР № 3894 утверждены обновленные коды наименования должности (профессии), используемые государственными (муниципальными) учреждениями при заполнении сведений подраздела № 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений» формы ЕФС-1.

 Обращаем внимание, что в связи с вступлением в силу указанного приказа с 30.05.2026, при представлении сведений подраздела 1.3 формы ЕФС-1 за июнь 2026 года и последующие отчетные периоды, необходимо использовать обновленные коды наименования должности (профессии).

1.4. Подраздел 3 подраздела 1 раздела 1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя» в рамках Федерального закона № 56-ФЗ5 представляется по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (не позднее 26.01.2026, 27.04.2026, 27.07.2026, 26.10.2026).

2. РАЗДЕЛ 2

      «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» в составе формы ЕФС-1 обязаны представлять все страхователи ежеквартально не позднее 25-го числа месяца следующего за отчетным периодом (не позднее 26.01.2026, 27.04.2026, 27.07.2026, 26.10.2026).

        Если последний день срока представления сведений приходится на нерабочий день, то днем окончания срока будет ближайший следующий за ним рабочий день.

        Форма ЕФС-1 и порядок её заполнения утверждены приказом Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации от 17.11.2025 № 1462.

        Обращаем внимание, что результат приема отчетности отражается в протоколе проверки. Если в протоколе проверки указаны ошибки, то необходимо в течение пяти рабочих дней устранить имеющиеся расхождения.

        За непредставление страхователями в установленный срок либо представление ими неполных и (или) недостоверных сведений о работающих лицах, а также за несоблюдение порядка представления сведений в форме электронных документов, предусмотрены финансовые санкции (часть 3-4 статьи 17 Федерального закона № 27-ФЗ).

        В соответствии со ст. 26.30 Федерального закона № 125-ФЗ6 непредставление страхователем в установленный срок сведений о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование влечет взыскание штрафа в размере 5% суммы страховых взносов, начисленных за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для их представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 рублей.

        Кроме того, должностные лица страхователей, допустивших правонарушения, привлекаются к административной ответственности.

       Дополнительно сообщаем, что ОСФР по Тюменской области оказывает консультационную и информационную поддержку по вопросам представления сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета:

      - по телефону горячей линии для консультирования страхователей 8 (3452) 562-500;

      - посредством электронного документооборота.

_____________________________________________________________________________

1. Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».
2. Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 «Об утверждении единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» и порядка ее заполнения».
3. Федеральный закон от 28.12.2013№ 400-ФЗ «О страховых пенсиях».
4. Приказ СФР от 15.04.2026 № 389 «"О внесении изменений в некоторые нормативные правовые акты Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по вопросам ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования".
5. Федеральный закон от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования накоплений».
6. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Обращаем внимание, сведения для индивидуального персонифицированного учета за отчетные периоды, истекшие до 1 января 2023 года, представляются страхователями в органы Социального фонда в порядке, действовавшем до 1 января 2023 года.

Ответы на часто возникающие вопросы при подготовке и  представлении:

- сведений персонифицированного учета о застрахованных лицах;

- информации по уведомлениям об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации, в том числе полученными от налоговых органов.

В связи с изменениями ст. 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (внесены Федеральным законом от 04.08.2023 № 457-ФЗ) Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (далее – Фонд) изменил правила приема электронных документов и сведений от страхователей.

В случае если электронные документы от имени страхователя подписывает не руководитель, а уполномоченное физическое лицо, применяется следующий порядок.

В соответствии с положениями Федерального закона № 63-ФЗ для направления, в том числе в проактивном режиме, сведений в Фонд от имени страхователя необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП) физического лица и машиночитаемая доверенность (далее - МЧД). Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность на подписание электронных документов или совершение действий. Доверенность формируется в виде структурированного XML-файла, который может быть прочитан программой.

Руководитель организации формирует МЧД в электронном виде, подписывает ее своей УКЭП и передаёт уполномоченному лицу. Им может быть ответственный сотрудник, бухгалтер или работник компании, чья фирма оказывает данные услуги. В документе указываются полномочия и сведения о гражданине, уполномоченном представлять интересы страхователя: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС. Машиночитаемая доверенность хранится в информационной системе Фонда. В целях представления сведений, уполномоченное лицо подписывает документы своей УКЭП физического лица и указывает идентификационный номер МЧД (ст. 17.2, ст. 17.5 Федерального закона № 63-ФЗ).

С 11.03.2024 прекращена загрузка на портал Фонда (расположенного по адресу http://portal.fss.ru) документов для подтверждения полномочий представителя, оформленных отличными от МЧД способами.

Таким образом, для направления проактивных сведений в Социальный Фонд России, обмена данными по электронным листкам нетрудоспособности, страхователю необходимо наличие МЧД.

Если для работы с Социальным Фондом России оформлена бумажная доверенность, следует перейти на схему работы с МЧД, так как бумажную доверенность больше нельзя зарегистрировать на портале Фонда.

Порядок работы по доверенности с отчетностью по персонифицированному учету (такие документы как ЕФС-1 и АДВ) в Социальный Фонд России с УПУП (Уведомление о предоставлении полномочий представителю) остается прежней до конца 2024 года, без перехода на МЧД.

Для формирования МЧД можно воспользоваться:

- средствами ПО бухгалтерского и кадрового учета страхователя (при наличии);

- средствами операторов электронного документооборота;

- ПО «АРМ Доверенность», которое безвозмездно предоставляется Социальным Фондом России;

- сервисом на сайте ФНС России (бесплатно).

В большинстве случаев формировать доверенность необходимо по универсальному формату, который размещен на сайте ЕПГУ. Если государственный орган определил для себя свой собственный формат МЧД (такое право есть у него по закону), то необходимо использовать его.

Сформированная МЧД направляется страхователем для регистрации в реестре доверенностей Фонда СФР посредством ПО «АРМ Доверенность», или через своего оператора связи, либо в распределенном реестре ФНС России, после чего МЧД приобретает статус «Зарегистрирована».