Срок сдачи

1. Представление сведений о трудовой (иной) деятельности зарегистрированного лица (подраздел 1.1. подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1):

1) при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ:

не позднее рабочего дня, следующего за днем:

• издания приказа (распоряжения), иного документа, принятия решения, которые подтверждают оформление, приостановление, возобновление или прекращение трудовых отношений;
• заключения / прекращения договора ГПХ с застрахованным лицом;

2) при переводе, переименовании, установлении (присвоении) работнику второй и последующей профессии, запрете занимать должность:

не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан соответствующий приказ (распоряжение).

2. Представление сведений о страховом стаже (раздел 1 подраздел 1.2):

1) форма с типом «Исходная» - ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным периодом (за отчетный 2025 год – не позднее 26 января 2026 года) 2) форма с типом «Назначение пенсии» - в течение трех календарных дней со дня поступления запроса органа СФР либо обращения застрахованного лица.

3. Представление сведений о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений (раздел 1 подраздел 1.3):

не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим месяцем.

4. Представление сведений о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (подраздел 3):

не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом  (квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

5. Представление сведений о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (раздел 2):

не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом  (квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера (ГПХ)

Страхователь обязан представлять в СФР предусмотренные действующим законодательством сведения индивидуального (персонифицированного) учета о каждом работающем у него лице, включая лиц, заключивших договоры ГПХ, в том числе:

• гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг);
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, указанные в подпунктах 1 - 12 пункта 1 статьи 1225 Гражданского кодекса Российской Федерации;
• издательские лицензионные договора;
• лицензионные договора о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности, указанных в подпунктах 1 - 12 пункта 1 статьи 1225 Гражданского кодекса Российской Федерации, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Особенности заполнения сведений о трудовой деятельности по договорам ГПХ

Страхователю следует представить подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 с указанием в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ, даты начала периода выполнения работ (оказания услуг) по договору ГПХ и даты окончания периода выполнения работ (оказания услуг) по договору ГПХ.

В графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается дата заключения договора ГПХ и дата прекращения договора ГПХ.

Как представить отчетность в случае, если у ЗЛ продолжают действовать ГПХ, заключенные в 2022 году.

Форма ЕФС-1 представляется страхователем за периоды, начиная с 01.01.2023, в данном случае страхователь должен указывать в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 сведения только о дате окончания договора ГПХ.

Сведения о периодах работы застрахованных лиц, работающих по договорам ГПХ, за отчетные периоды до 01.01.2023 должны быть представлены по форме «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)».

Как представить отчетность в случае, если работа по заключенному договору ГПХ выполняться не будет

В случае если застрахованное лицо не выполняло работы (не оказывало услуги) по заключенному договору ГПХ, страхователь вправе расторгнуть данный договор и представить в СФР сведения с кадровым мероприятием «Окончание договора ГПХ» с указанием в качестве основания документ, подтверждающий расторжение договора ГПХ.

Заполнение формы ЕФС-1 по договорам ГПХ

В случае, если договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом на год, но при этом договором предусмотрено несколько периодов выполнения работ, полагаем возможным представление сведений о датах начала и окончания периодов выполнения работ одновременно при представлении сведений о начале договора ГПХ.

Форма сдачи отчета

Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 «Об утверждении единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» (зарегистрирован в Минюсте России 18.12.2025          № 84665) утверждена обновленная форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения. Приказ № 1462 вступил в силу с 30.12.2025.

Форматы сведений формы ЕФС-1 обновлены приказом СФР от 17.11.2025 № 1463 «Об определении форматов сведений для единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» (зарегистрирован в Минюсте России 18.12.2025 № 84664). Приказ № 1463 вступил в силу с 30.12.2025.

Категория страхователей

Страхователями в соответствие с Федеральным законом № 27-ФЗ являются:

1. Юридические лица, в том числе иностранные, и их обособленные подразделения; международные организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации (в отношении застрахованных лиц);
2. Семейные (родовые) общины коренных малочисленных народов Севера, Сибири и Дальнего Востока Российской Федерации, осуществляющие традиционную хозяйственную деятельность;
3. Крестьянские (фермерские) хозяйства;
4. Индивидуальные предприниматели, осуществляющие прием на работу сотрудников по трудовому договору, а также заключающие договоры ГПХ, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы.

Способы сдачи отчетности

1. Представление отчетности на бумажном носителе:

• лично в КС отделения (уполномоченным представителем при наличии доверенности);
• с использованием средств почтовой связи.

2. Представление отчетности через общедоступный сервис на сайте СФР (сопровождается бумажным носителем).

Через общедоступный сервис на сайте СФР (ОДС) в разделе «Кабинет страхователя» страхователем самостоятельно подгружается подготовленный файл с отчетностью, который поступает в СФР в виде проекта (черновика) отчетности.

3. Представление отчетности в форме электронного документа:

• через оператора связи (в т. ч. через уполномоченное лицо (организацию).
• через Кабинет страхователя на сайте СФР.

Документ в электронном виде подписывается усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного представителя.

При направлении отчетности через личный кабинет страхователя датой представления является дата регистрации, сформированная в личном кабинете.

Руководители организаций / Члены совета директоров / Муниципальные образования

Руководители (председатели), члены совета директоров организаций (некоммерческих организаций):

• безвозмездно выполняющие трудовые функции, в отношении которых не начисляются страховые взносы, относятся к неработающим лицам. В таком случае сведения подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 не представляется;
• выполняющие трудовые функции на возмездной основе представляют сведения подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1.

Государственные (муниципальные) учреждения, которые занимаются определенными видами деятельности, обязаны ежемесячно не позднее 25-го числа представлять в СФР подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 формы   ЕФС-1 (п. 9 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). В этой отчетности отражаются сведения о размере выплат, входящих в состав заработной платы, включая размеры:

• тарифной ставки, оклада;
• доплат и надбавок компенсационного характера (в т. ч. за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных);
• доплат и надбавок стимулирующего характера;
• премий и иных поощрительных выплат.

Виды деятельности, при осуществлении которых упомянутые учреждения обязаны представлять подраздел 1.3 раздела 1 формы ЕФС-1, утверждены приказом Минтруда России от 28.12.2023 № 900н.

Техподдержка ЕФС-1

Для страхователей разработан сервис для дистанционного обращения в службу технической поддержки СФР и получения консультаций по вопросам отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету, предоставляемой в СФР посредством электронного документооборота.

Страхователь может направить обращение на электронный адрес otchet_sfr@99.sfr.gov.ru в свободной форме, указав регистрационный номер, вид отчетности (формы раздел ЕФС-1), дату отправки сведений и описание проблемы.

К компетенции службы технической поддержки относятся:

• получение отказа в приеме отчетности (в том числе по результатам проверки электронной подписи);
• отсутствие протокола на направленную в СФР отчетность;
• консультирование по ошибкам, указанным в протоколах проверки;
• консультирование по порядку представления отчетности;

и пр.

Ошибки ЕФС-1

При наличии ошибок в отчетности, направленной в электронном виде, страхователю направляется «Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации, в том числе полученными от налоговых органов» с приложением отрицательного протокола проверки отчетности, который содержит один из вариантов информации:

«Документ не принят» - ЕФС-1 содержит ошибки с кодом 50, не позволяющие обработать сведения. Необходимо представить корректно заполненную ЕФС-1 на всех зарегистрированных лиц, указанных в первоначальном отчете (означает, что отчет полностью не принят и необходимо исправить ошибки и направить отчет повторно).

«Документ принят частично» - ЕФС-1 содержит ошибки с кодом 30 в сведениях зарегистрированных лиц, указанных в протоколе. Необходимо представить корректно заполненную ЕФС-1 только на данных сотрудников, указанных в протоколе.

«Предупреждение. Сведения приняты» - ЕФС-1 содержит код 20. Ситуация возможная, но требующая разъяснений (проверки). Сведения необходимо проверить, и в случае корректного заполнения повторной отправки отчетности не требуется.

Порядок предоставления ЕФС-1 в случае реорганизации юридического лица в форме присоединения к другому юридическому лицу

Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 «Об утверждении единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» утверждена форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения (далее – порядок).

В соответствии с пунктом 53 порядка при изменении наименования страхователя, в том числе в случае реорганизации страхователя, представляется подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием (далее – КМ) «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

КМ «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» заполняется в отношении каждого вида договора (трудового договора, трудового договора по совместительству, договора гражданско-правового характера) зарегистрированного лица со страхователем.

В графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» заполняются также прежний и новый регистрационные номера страхователя в СФР.

В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указывается дата, с которой произошло изменение наименования страхователя, в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» указывается, что «Наименование организации-правопредшественника» с конкретного числа реорганизована в форме присоединения к «Наименовании организации-правопреемника».

В графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» указываются реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя.

Данные сведения могут быть представлены в СФР как предыдущим, так и новым работодателем (в приоритете новым).

В случае если при реорганизации происходит изменение трудовой функции работника, то дополнительно представляется подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с КМ "ПЕРЕВОД" с указанием в графе 5 "Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение" новой должности или наименования структурного подразделения. При этом сведения с КМ "ПЕРЕВОД" представляются новым работодателем.

Дополнительно сообщаем, что если застрахованное лицо отказывается от продолжения работы в связи с реорганизацией организации, то страхователю до завершения процедуры реорганизации необходимо представить на данного работника форму ЕФС-1 с КМ "УВОЛЬНЕНИЕ".

Согласно пункту 11 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996        № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования" (далее – Закон № 27-ФЗ) при реорганизации страхователя - юридического лица указанный страхователь представляет сведения, предусмотренные пунктами 2 и 8 настоящей статьи, в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта, но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов для государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации.

При реорганизации страхователя - юридического лица в форме присоединения организация-правопредшественник представляет подраздел 1.2 формы ЕФС-1 в соответствии с пунктом 11 статьи 11 Закона № 27-ФЗ на всех уволенных застрахованных лиц с указанием в графе «Дата окончания работы» даты их увольнения.

В свою очередь организация-правопреемник представляет сведения подраздела 1.2 по форме ЕФС-1 в рамках действующего законодательства с учетом подпункта 3 пункта 2 и пункта 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ.

В соответствии с пунктом 16 статьи 22.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" в случае реорганизации страхователя - юридического лица уплата страховых взносов и представление сведений о начисленных страховых взносах осуществляются его правопреемником (правопреемниками) независимо от того, были ли известны до завершения реорганизации правопреемнику (правопреемникам) факты и (или) обстоятельства неисполнения или ненадлежащего исполнения реорганизованным юридическим лицом обязательств по уплате страховых взносов. Раздел 2 формы ЕФС-1 нужно представить не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Порядок предоставления сведений по форме ЕФС-1 по договору об использовании промышленных образцов

Договор об отчуждении исключительного права на изобретение, полезной модели или промышленного образца, лицензионный договор по своей правовой природе являются договорами гражданско-правового характера (ГПХ), которые предусматривают выполнение работ и оказание определенных услуг за вознаграждение, которые облагаются страховыми взносами.

В этой связи страхователь представляет в отношении лиц, заключивших договоры ГПХ, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), сведения о дате заключения, дате прекращения договора ГПХ.

Срок предоставления: не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом соответствующего договора, а в случае прекращения договора не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения.

Представление сведений персонифицированного учета в отношении осужденных лиц, привлеченных к принудительным работам

Привлечение осужденных к труду на объектах организаций любых организационно-правовых форм, не входящих в уголовно-исполнительную систему, расположенных на территории учреждений и вне их, исполняющих наказания, осуществляется на основании договоров (контрактов).

Сведения о трудовой деятельности осужденным к принудительным работам, представляются организациями, привлекавшими их к труду, в порядке, установленном трудовым законодательством (п. 4 ст. 173 УИК РФ).