Срок сдачи
-
Представление сведений о трудовой (иной) деятельности зарегистрированного лица (подраздел 1.1. подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1):
1) при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ:
не позднее следующего рабочего дня за днем:
• издания приказа (распоряжения), принятия решения, которые подтверждают оформление, приостановление, возобновление или прекращение трудовых отношений;
• заключения / прекращения договора ГПХ с застрахованным лицом.
2) при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность:
не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан соответствующий приказ (распоряжение). - Представление сведений о страховом стаже (раздел 1 подраздел 1.2):
1) форма с типом «Исходная» - ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным периодом (за отчетный 2023 год - не позднее 25 января 2024 года);
2) форма с типом «Назначение пенсии» - в течение трех календарных дней со дня поступления запроса органа СФР либо обращения застрахованного лица. - Представление сведений о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений (раздел 1 подраздел 1.3):
не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. - Представление сведений о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (подраздел 3):
не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (квартал, полугодие, 9 месяцев, год) -
Представление сведений о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (раздел 2):
не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (квартал, полугодие, 9 месяцев, год).
Лица, работающие по договорам ГПХ
Страхователь обязан представлять в ОСФР предусмотренные действующим законодательством сведения индивидуального (персонифицированного) учета о каждом работающем у него лице, включая лиц, заключивших:
- договоры ГПХ, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг);
- договоры авторского заказа;
- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
- издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства;
- договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.
С 01.01.2023, если работник осуществляет деятельность в рамках договора ГПХ, страхователь должен представить отчет ЕФС-1 с датой начала периода работы по договору не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения указанного договора, и сведения о дате окончания периода работы по договору не позднее рабочего дня, следующего за днем окончания действия договора (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Как заполнить сведения о трудовой деятельности.
Страхователю следует представить подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 с указанием в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» даты заключения договора ГПХ, а дата прекращения договора ГПХ указывается в соответствии с актом о выполненных работах.
В графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается дата заключения договора ГПХ, а дата прекращения договора ГПХ указывается в соответствии с актом о выполненных работах.
Как представить отчетность в случае, если у ЗЛ продолжают действовать ГПХ, заключенные в 2022 году.
Форма ЕФС-1 представляется страхователем за периоды, начиная с 01.01.2023, в данном случае страхователь должен указывать в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 сведения только о дате окончания договора ГПХ.
Сведения о периодах работы застрахованных лиц, работающих по договорам ГПХ, за отчетные периоды до 01.01.2023 должны быть представлены по форме «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)».
Как представить отчетность в случае, если работа по заключенному договору гражданско-правового характера выполняться не будет.
В случае если застрахованное лицо не выполняло работы (не оказывало услуги) по заключенному договору ГПХ, страхователь вправе отменить ранее представленные сведения по данному договору ГПХ.
Заполнение формы ЕФС-1 по договорам гражданско-правового характера
В случае, если договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом на год, но при этом договором предусмотрено несколько периодов выполнения работ, полагаем возможным представление сведений о датах начала и окончания периодов выполнения работ одновременно при представлении сведений о начале договора ГПХ.
Форма сдачи отчета
Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 «Об утверждении единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» (зарегистрирован в Минюсте России 20.12.2023 № 76506) утверждена обновленная форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения. Приказ № 2281 вступил в силу с 01.01.2024.
Форматы сведений формы ЕФС-1 обновлены приказом СФР от 23.11.2023 № 2315 «Об определении форматов сведений для единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» (зарегистрирован в Минюсте России 20.12.2023 № 76493). Приказ № 2315 вступил в силу с 01.01.2024.
Категория страхователей
Страхователями в соответствие с Федеральным законом № 27-ФЗ являются:
- Юридические лица, в том числе иностранные, и их обособленные подразделения; международные организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации (в отношении застрахованных лиц);
- Семейные (родовые) общины коренных малочисленных народов Севера, Сибири и Дальнего Востока Российской Федерации, осуществляющие традиционную хозяйственную деятельность;
- Крестьянские (фермерские) хозяйства;
- Индивидуальные предприниматели, осуществляющие прием на работу сотрудников по трудовому договору, а также заключающие договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы.
Способы сдачи отчетности
- Представление отчетности на бумажном носителе:
- лично в КС отделения (уполномоченным представителем при наличии доверенности);
- с использованием средств почтовой связи.
- Представление отчетности через общедоступный сервис на сайте СФР (сопровождается бумажным носителем)).
Через общедоступный сервис на сайте СФР (ОДС) в разделе «Кабинет страхователя» страхователем самостоятельно подгружается подготовленный файл с отчетностью, который поступает в СФР в виде проекта (черновика) отчетности.
- Представление отчетности в форме электронного документа:
- через оператора связи (в т. ч. через уполномоченное лицо (организацию).
- через Кабинет страхователя на сайте СФР.
Документ в электронном виде подписывается усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного представителя.
При направлении отчетности через личный кабинет страхователя датой представления является дата регистрации, сформированная в личном кабинете.
- Представление отчетности через представителя (юридическое лицо, консалтинговую фирму, представляющие услуги на основании доверенности).
Руководители организаций / члены совета директоров / Муниципальные образования
Руководители (председатели), члены совета директоров организаций (некоммерческих организаций):
- безвозмездно выполняющие трудовые функции, в отношении которых не начисляются страховые взносы, относятся к неработающим лицам. В таком случае сведения подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 не представляется;
- выполняющие трудовые функции на возмездной основе представляют сведения подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1.
Государственные (муниципальные) учреждения, которые занимаются определенными видами деятельности, обязаны ежемесячно не позднее 25-го числа представлять в СФР подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 (п. 9 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). В этой отчетности отражаются сведения о размере выплат, входящих в состав заработной платы, включая размеры:
- тарифной ставки, оклада;
- доплат и надбавок компенсационного характера (в т. ч. за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных);
- доплат и надбавок стимулирующего характера;
- премий и иных поощрительных выплат.
Виды деятельности, при осуществлении которых упомянутые учреждения обязаны представлять подраздел 1.3 раздела 1 формы ЕФС-1, утверждены приказом Минтруда России от 28.12.2023 № 900н.
Тех. поддержка ЕФС-1
Для страхователей разработан сервис для дистанционного обращения в службу технической поддержки СФР и получения консультаций по вопросам отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету, предоставляемой в СФР посредством электронного документооборота.
Страхователь может направить обращение на электронный адрес otchet_sfr@99.sfr.gov.ru в свободной форме, указав регистрационный номер, вид отчетности (формы раздел ЕФС-1), дату отправки сведений и описание проблемы.
К компетенции службы технической поддержки относятся:
- получение отказа в приеме отчетности (в том числе по результатам проверки электронной подписи);
- отсутствие протокола на направленную в СФР отчетность;
- консультирование по ошибкам, указанным в протоколах проверки;
- консультирование по порядку представления отчетности;
- и пр.
Ошибки ЕФС-1
При наличии ошибок в отчетности, направленной в электронном виде, страхователю направляется «Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации, в том числе полученными от налоговых органов» с приложением отрицательного протокола проверки отчетности, который содержит один из вариантов информации:
- «Документ не принят» - ЕФС-1 содержит ошибки с кодом 50, не позволяющие обработать сведения. Необходимо представить корректно заполненную ЕФС-1 на всех зарегистрированных лиц, указанных в первоначальном отчете (означает, что отчет полностью не принят и необходимо исправить ошибки и направить отчет повторно).
- «Документ принят частично» - ЕФС-1 содержит ошибки с кодам 30 в сведениях зарегистрированных лиц, указанных в протоколе. Необходимо представить корректно заполненную ЕФС-1 только на данных сотрудников, указанных в протоколе.
- «Предупреждение. Сведения приняты» - ЕФС-1 содержит код 20. Ситуация возможная, но требующая разъяснений (проверки). Сведения необходимо проверить, и в случае корректного заполнения повторной отправки отчетности не требуется.
Объединенные отчетности
Как утвердили новый отчет
С 1 января 2023 года утверждена единая форма отчётности ЕФС-1. Она объединила в себе две группы отчётных сведений:
- Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета;
- Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (т. е. взносы на травматизм).
Состав и структура формы ЕФС-1
Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию»
Подраздел 1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ):
Подраздел 1.1. Сведения о трудовой (иной) деятельности
Подраздел 1.2. Сведения о страховом стаже
Подраздел 1.3. Сведения о зарплате и условиях деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений
Подраздел 2. Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ “О страховых пенсиях”
Подраздел 3. Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя
Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
Подраздел 2.1. Расчет сумм страховых взносов
Подраздел 2.1.1. Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных взносах для:
- организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ);
- государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование);
- страхователей, исчисляющих страховые взносы по нескольким основаниям.
Подраздел 2.2. Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в п. 2.1 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ “Об обязательном соцстраховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний”
Подраздел 2.3. Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медосмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года
Порядок предоставления ЕФС-1 в случае реорганизации юридического лица в форме присоединения к другому юридическому лицу
Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 «Об утверждении единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» утверждена форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения (далее – порядок).
В соответствии с пунктом 53 порядка при изменении наименования страхователя, в том числе в случае реорганизации страхователя, представляется подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием (далее – КМ) «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».
КМ «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» заполняется в отношении каждого договора (трудового договора, трудового договора по совместительству, договора гражданско-правового характера) зарегистрированного лица со страхователем.
В графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» заполняются также прежний и новый регистрационные номера страхователя в СФР.
В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указывается дата, с которой произошло изменение наименования страхователя, в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» указывается, что «Наименование организации-правопредшественника» с конкретного числа реорганизована в форме присоединения к «Наименовании организации-правопреемника».
В графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» указываются реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя.
Данные сведения могут быть представлены в СФР как предыдущим, так и новым работодателем.
В случае если при реорганизации происходит изменение трудовой функции работника, то дополнительно представляется подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с КМ "ПЕРЕВОД" с указанием в графе 5 "Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение" новой должности или наименования структурного подразделения. При этом сведения с КМ "ПЕРЕВОД" представляются обоими страхователями.
Дополнительно сообщаем, что если застрахованное лицо отказывается от продолжения работы в связи с реорганизацией организации, то страхователю до завершения процедуры реорганизации необходимо представить на данного работника форму ЕФС-1 с КМ "УВОЛЬНЕНИЕ".
Согласно пункту 11 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования" (далее – Закон № 27-ФЗ) при реорганизации страхователя - юридического лица указанный страхователь представляет сведения, предусмотренные пунктами 2 и 8 настоящей статьи, в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта, но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов для государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации.
При реорганизации страхователя - юридического лица в форме присоединения организация-правопредшественник представляет подраздел 1.2 формы ЕФС-1 в соответствии с пунктом 11 статьи 11 Закона № 27-ФЗ на всех уволенных застрахованных лиц с указанием в графе «Дата окончания работы» даты их увольнения.
В свою очередь организация-правопреемник представляет сведения подраздела 1.2 по форме ЕФС-1 в рамках действующего законодательства с учетом подпункта 3 пункта 2 и пункта 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ.
В соответствии с пунктом 16 статьи 22.1 Федерального закона от 24 июля 1998г. № 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" в случае реорганизации страхователя - юридического лица уплата страховых взносов и представление сведений о начисленных страховых взносах осуществляются его правопреемником (правопреемниками) независимо от того, были ли известны до завершения реорганизации правопреемнику (правопреемникам) факты и (или) обстоятельства неисполнения или ненадлежащего исполнения реорганизованным юридическим лицом обязательств по уплате страховых взносов. Раздел 2 формы ЕФС-1 нужно представить не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Порядок предоставления сведений по форме ЕФС-1 по договору об использовании промышленных образцов
Договор об отчуждении исключительного права на изобретение, полезной модели или промышленного образца, лицензионный договор по своей правовой природе являются договорами гражданско-правового характера (ГПХ), которые предусматривают выполнение работ и оказание определенных услуг за вознаграждение, которые облагаются страховыми взносами.
В этой связи страхователь представляет в отношении лиц, заключивших договоры ГПХ, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), сведения о дате заключения, дате прекращения договора ГПХ.
Срок предоставления: не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом соответствующего договора, а в случае прекращения договора не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения.
Представление сведений персонифицированного учета в отношении осужденных лиц, привлеченных к принудительным работам
Привлечение осужденных к труду на объектах организаций любых организационно-правовых форм, не входящих в уголовно-исполнительную систему, расположенных на территории учреждений и вне их, исполняющих наказания, осуществляется на основании договоров (контрактов).
Сведения о трудовой деятельности осужденным к принудительным работам предоставляются организациями, привлекавшими их к труду, в порядке, установленном трудовым законодательством (п. 4 ст. 173 УИК РФ).
На кого необходимо представлять сведения о страховом стаже с типом "Назначение выплат по ОСС"?
С 2024 года изменился порядок заполнения подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже»: в поле «Тип сведений» внесен пункт с типом сведений «Назначение выплат по ОСС». Сведения представляются на сотрудников, которые подали заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или на отпуск по уходу за ребенком.
Подраздел 1.2 формы ЕФС-1с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» представляется в срок не позднее трех рабочих дней со дня, когда застрахованное лицо подало заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
