Электронный документооборот в системе обязательного пенсионного страхования в округе начат с внедрения электронной цифровой подписи, при наличии которой для сдачи отчетности в ПФР страхователю достаточно было представить электронный вид документов, заверенный ЭЦП. В 2002 году в электронном виде с ЭЦП сведения представили первые 3 страхователя.
В 2010 году в Отделении развернут бесконтактный прием сведений от страхователей. 6 340 страхователей представили сведения за 2009 год с электронной цифровой подписью по телекоммуникационным каналам связи.
Страхователи выбирают систему электронного документооборота, осознавая, что современные информационные технологии позволяют развивать взаимоотношения с Пенсионным фондом, уменьшая затраты трудовых и материальных ресурсов, тем более, что с 2011 года отчетность в ПФР будет поквартальной. 3099 страхователей в настоящее время отчитываются в налоговые органы по каналам связи, но до сих пор не заключили соглашения об ЭДО с ПФР. Руководителям таких предприятий рекомендуется обратится в территориальные органы ПФР для заключения соглашения об ЭДО с Пенсионным фондом.
Индивидуальные сведения на бумажных носителях после обработки в информационной системе размещаются для хранения в архив. С целью уменьшения затрат на формирования архивов в 2007 году в Отделении ПФР начато формирование электронного архива персонифицированного учета.
Уничтожение индивидуальных сведений на бумажных носителях может производиться только после записи информации в электронный архив. Для организации данных мероприятий Отделение ПФР округа проводит ретроконверсию (формирует электронный вид) документов, ранее представленных страхователями на бумажных носителях.
Пенсионный фонд обращает внимание страхователей, что обмен документами с целью ретроконверсии является одним из пунктов Соглашения об электронном документообороте с ПФР. С марта 2009 года начата рассылка файлов страхователям по телекоммуникационным каналам связи с целью заверения сведений электронной цифровой подписью. При получении файлов страхователь вправе осуществить проверку и сохранить данную информацию в своей базе данных, если она была утрачена. Для завершения работ по ретроконверсии страхователю необходимо заверить сведения своей ЭЦП и ответить отправителю. Только в случае наличия в ретроконверсированном файле ЭЦП страхователя сведения могут быть внесены в электронный архив персонифицированного учета, который впоследствии должен стать основным хранилищем сведений застрахованных лиц.
