В соответствии со статьей 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» страхователь с численностью работающих у него застрахованных лиц, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, более 10 человек, обязан представлять сведения индивидуального (персонифицированного) учета (формы ЕФС-1, СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ, СЗВ-КОРР, ОДВ-1, СЗВ-ДСО) в электронном виде в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В таком же порядке могут представляться сведения страхователем с численностью работающих у него застрахованных лиц 10 и менее человек (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера).

Для представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром.

Если отчетность будет подписывать не руководитель или индивидуальный предприниматель, а уполномоченный представитель (бухгалтер, специалист по кадрам, лицо, оказывающее услуги по сдачи отчетности в СФР), то дополнительно необходимо оформить машиночитаемую доверенность (далее – МЧД) с одним из следующих полномочий, в зависимости от того, какие полномочия будут предоставлены уполномоченному лицу: FSS_000000 — «Все полномочия» ИЛИ FSS_000002 — «Все полномочия на подписание электронных документов со стороны Страхователя» ИЛИ SFR_000001 «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на ОСС от НСиПЗ».

МЧД представляет собой xml-файл. Для формирования МЧД можно воспользоваться любым из способов:

- АРМ Доверенность (бесплатное программное обеспечение СФР, размещенное по ссылке https://lk.sfr.gov.ru//mchd.html);

- средствами программного обеспечения бухгалтерского и кадрового учета (при наличии);

- сервисами операторов электронного документооборота.

После отправки отчетности рекомендуем проверить полученный протокол проверки и убедиться в отсутствии ошибок и принятии документа.

Представление отчетности в электронном виде позволяет снизить трудозатраты, сократить время на подготовку и представление отчетности, сократить количество ошибок.

Если отчетность представлена в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью, то обязанность представлять отчетность на бумажном носителе отсутствует.