Отделением Пенсионного фонда по Магаданской области введен в действие программно-аппаратный комплекс электронного архива документов, образующихся в ходе ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования.
Электронный архив персонифицированного учета предназначен для обеспечения надежности хранения документов, поступающих в бумажном и электронном виде, оперативного доступа к оригиналам документов и обеспечение конфиденциальности и информационной безопасности. Также ведение электронного архива обеспечивает отмену бумажных документов с минимальными трудозатратами при условии сохранения в органах ПФР документов в юридически значимом виде - заверенных электронной цифровой подписью.
По словам управляющего отделением Татьяны Малютиной: «с вводом электронного архива будет реализована возможность перевода представленных страхователями индивидуальных сведений за 2002-2008 г.г. на бумажных носителях в электронный вид. Это так называемая ретроконверсия. После ее проведения бумажные документы индивидуального (персонифицированного) учета за 2002 год будут уничтожаться».
Для этих целей со страхователями заключаются дополнительные соглашения об обмене электронными документами. В настоящее время к системе электронного документооборота с территориальными органами ПФР по Магаданской области уже подключено более 300 страхователей. Однако в связи с изменением законодательства у работодателей появляется обязанность сдавать отчетность в органы ПФР только в электронном виде: с 2010 года это коснется предприятий со среднесписочной численностью работников свыше 100 человек, а с 2011 года и свыше 50.
Заключить соглашение об электронном документообороте могут все страхователи, умеющие ценить сэкономленное время и деньги, осознающие выгоду современных технологий, независимо от количества работников на их предприятии. Отсутствие очередей при сдаче отчетности, сокращение расходов на отправку и доставку документации и экономия рабочего времени – безусловные преимущества при передаче отчетности в электронном виде.
