Специалисты УПРФ в г. Искитиме и Искитимском районе Новосибирской области провели обучающий семинар для работодателей по вопросу использования системы электронного документооборота при предоставлении отчетности в органы ПФР.
В Управлении ПФР в г. Искитиме и Искитимском районе Новосибирской области прошел семинар, посвященный включению в электронный документооборот страхователей. На семинар были приглашены страхователи, численность работников которых составляет менее 50 человек. Все остальные страхователи района (и области в целом) в соответствии с действующим законодательством уже представляют отчетность «бесконтактным» способом, то есть в электронном виде.
На семинаре подробно обсуждался вопрос использования современных форм взаимодействия с Пенсионным фондом, а именно возможности, которые дает электронный документооборот работодателю. Более крупные страхователи, которые уже используют систему электронного документооборота, отмечают, что данный способ представления информации в ПФР в значительной мере сокращает трудозатраты, как организаций, так и территориальных органов ПФР при приеме и обработке отчетности, и как следствие – обмен информацией проходит оперативно и в более сжатые сроки. Сейчас, в связи с быстрым развитием информационных технологий, использование электронных носителей или переход на телекоммуникационные каналы связи для предоставления отчетности предприятий и организаций с маленькой численностью работников является важным продолжением работы в данном направлении. Актуальность вопроса была очевидна и для всех слушателей семинара, активно задавались вопросы, а результатом встречи стало подтверждение большим количеством участников включения их в электронный документооборот.
Собравшимся работодателям подробно изложили все преимущества, которые дает система электронного документооборота, а именно:
- сдача отчетности, не выходя из офиса в любое время суток;
- оперативность в обмене информацией между страхователями и территориальными органами ПФР;
- автоматический контроль правильности заполнения форм и их передача в зашифрованном виде с электронной подписью;
- возможность оперативного исправления ошибок;
- отсутствие необходимости в создании бумажных архивов информации;
- сокращение затрат времени сотрудников и руководителей на все рутинные операции с документацией: создание, согласование, поиск и другие;
- увеличение скорости обработки информации.
Подробно остановились в ходе семинара на вопросе организации начального этапа работы в данном направлении. Отметив, что для того, чтобы самостоятельного представлять отчетность в электронном виде с электронной подписью страхователю, прежде всего, необходимо ознакомиться со списком организаций поставщиков услуг удостоверяющего центра, а затем заключить с ним договор. Данная информация подробно представлена на сайте в разделе «Работодателям региона», а так же на стендах территориальных органов ПФР. Со списками уполномоченных представителей, которые могут помочь работодателю решить поставленные задачи, можно ознакомиться в территориальном органе ПФР по месту регистрации. Также в помощь страхователям на сайте ПФР размещены программы по подготовке отчетности по уплаченным страховым взносам и по персонифицированному учету в электронной форме, правила оформления и формы документов, а также инструкции по их заполнению.
В целом по Новосибирской области количество страхователей, представляющих отчетность в электронном виде с электронной подписью за 2012 и полугодие 2013 года выросло на 24% и составило 83 %. Количество индивидуальных сведений, представленных в ПФР с электронной подписью, составляет 98%.
