В сроки, установленные законодательством РФ, работодатели обязаны предоставить документы по персонифицированному учету и страховым взносам в территориальные органы Пенсионного фонда. Важно отметить, что это могут быть сведения, представленные как в бумажном, так и электронном виде по каналам связи.
На текущий момент, начиная с 1998 года, территориальные органы ПФР приняли от работодателей на бумажных носителях только индивидуальных сведений в количестве более 7 миллионов.
Принятые сведения переданы на хранение в архивы МРП ПУ (межрайонные пункты персонифицированного учета) районов Рязанской области, заполняемость которых составляет 100% или превышает предельно допустимые нормы.
В связи с этим Отделением ПФР проводится работа по повышению качества хранения документов. 10 декабря 2013 года на базе Управления ПФР по Шацкому району введен в эксплуатацию новый региональный архив и проведено производственное совещание по организации документооборота в условиях формирования и эксплуатации регионального архива.
Новый архив отвечает самым современным требованиям и оснащен мобильными стеллажами. Его вместимость составит в 2 раза больше документов, если бы были установлены только стационарные стеллажи.
Основные функции архива: обеспечение сохранности, учета, использования и хранения документов персонифицированного учета на застрахованных лиц, представляемых работодателями и лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы на бумажных носителях.
Важность правильного хранения документов индивидуального (персонифицированного) учета очевидна и является крайне важной, поскольку на основании данных документов происходит подтверждение пенсионных прав граждан и начисление пенсий.
Планируется до конца текущего года перевести в архив документы Управлений, входящих в состав Межрайонных пунктов персонифицированного учёта Рязанской области.
