Памятка страхователю о представлении в орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведений для индивидуального (персонифицированного) учета c 2023 года

В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»[1] страхователь представляет в органы Фонда по месту своей регистрации сведения индивидуального (персонифицированного) учета[2], начиная с 1 января 2023 года, в составе единой формы сведений ЕФС-1[3].

Форма ЕФС-1, порядок ее заполнения и форматы утверждены приказами Фонда от 17 ноября 2023 г. № 2281 и от 23 ноября 2023 г. № 2315 соответственно[4]. Форма ЕФС-1 состоит из титульного листа (обязательного к заполнению) и 2-х разделов:

1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

При направлении в Фонд формы ЕФС-1 допускается представление отдельных разделов и подразделов в соответствии с законодательно установленными сроками.

Форма ЕФС-1 заполняется на основании первичных документов страхователя, в том числе приказов, других документов кадрового учета и данных бухгалтерского учета, технологической документации, а также на основании договоров гражданско-правового характера и иных договоров, на вознаграждение по которым в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы.

Страхователь в случае, если численность работающих у него застрахованных лиц, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, за отчетный период превышает 10 человек, представляет форму ЕФС-1 в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью[5]. В таком же порядке могут представляться сведения и страхователями с меньшим количеством работников.

За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений[6], к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица, а также должностное лицо привлекается к административной ответственности в виде штрафа в размере от 300 до 500 рублей.

За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов (при представлении сведений на бумажном носителе информации страхователем с численностью работников 11 и более) применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.

Программы подготовки («Документы ПУ 6», «Spu orb») и проверки сведений (ПО ПД) индивидуального (персонифицированного) учета размещены на официальном сайте Фонда в разделе  «Электронные сервисы и информация → Страхователям → Программное обеспечение → Программы для скачивания». Перед отправкой формы ЕФС-1 в Фонд обязательно проверьте ее программой проверки ПО ПД, которая позволяет осуществлять в наглядном и удобном для пользователя виде проверку различных документов по индивидуальному (персонифицированному) учету, представляемых страхователями.

ОСФР по Тверской области рекомендует всем страхователям представлять сведения индивидуального (персонифицированного) учета с использованием электронного документооборота[8] с УКЭП, независимо от численности сотрудников.

 Сроки представления сведений о приеме, увольнении (приостановлении или возобновлении трудового договора), заключении или прекращении договора ГПХ с работником ограничены одним рабочим днем. За несоблюдение сроков страхователь (должностное лицо страхователя) привлекается к ответственности. Представление документов посредством ЭДО дает страхователю не только возможность представления сведений круглосуточно и без выходных, но и минимизировать количество ошибок благодаря внутренней системе проверки и оперативного получения протокола о приеме сведений из СФР.

Информация о подключении к ЭДО СФР размещена на странице ОСФР по Тверской области официального сайта СФР в разделе «Информация для жителей/Информация для жителей региона/Страхователям/Электронный документооборот».

За отчетные периоды, истекшие до 1 января 2023 года, сведения для индивидуального (персонифицированного) учета (в т.ч. уточненные),  уточненные сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний представляются страхователями в Фонд в порядке и по формам, которые установлены законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ, действовавшими до дня вступления в силу Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».